SharePoint-Profi Scheuermann: Prozess-Definitionen sind das A und O

Volles Potenzial erfordert Konzeption und Know-how

02.02.2011 | Redakteur: Andreas Donner

Thomas Scheuermann ist seit März 2010 „Microsoft Certified Technology Specialist“ für Sharepoint

SharePoint ist in aller Munde und stellt je nach Interpretation ein CMS, ein Dokumenten-Management-System, eine Collaboration-Plattform oder auch nur eine „Verteilstelle für Unternehmens-Informationen“, also ein „Intranet“ dar. Was SharePoint genau ist und was das Werkzeug unter welchen Voraussetzungen leisten kann beleuchtet SharePoint-Profi Thomas Scheuermann im CloudComputing-Insider-Interview.

Im Mai bringt der SharePoint-Profi Thomas Scheuermann interessierten CloudComputing-Insider-Lesern in einem eintägigen Intensiv-Seminar das wichtigste Grundwissen rund um das Thema SharePoint bei. Im CloudComputing-Insider-Interview gibt der Fachmann bereits heute Auskunft über so wichtige Fragen wie:

  • Was genau ist SharePoint?
  • Was sind die klassischen Einsatzorte und -szenarios für SharePoint?
  • Wo ist SharePoint ein Muss?
  • Was kann SharePoint „out-of-the-box“ leisten und was nicht?
  • Was sind die größten Missverständnisse und Fehleinschätzungen in Sachen SharePoint?
  • Ist SharePoint ein „Stand-alone“-Produkt?
  • Wie sollte man an die Einführung von SharePoint herangehen?
  • Welche Alternativen zum Microsoft SharePoint gibt es?
  • Was macht die Microsoft-Lösung aus?

Herr Scheuermann, was genau ist SharePoint eigentlich?

Scheuermann: SharePoint lässt sich nicht in eine Kategorie wie CMS, Dokumenten-Management-System oder Collaboration-Plattform einordnen. Es hat von allen genannten Systemen etwas, stellt jedoch unmittelbar nach einer Installation noch keine nutzbare Plattform bereit sondern erfordert die Anpassung an die im Unternehmen bestehenden Prozesse.

Am besten sollte SharePoint als ein Framework betrachtet werden mit dem CMS, Dokumenten-Management, Collaboration und Prozess-Management realisiert werden können. Insgesamt betrachtet ist SharePoint jedoch ein mächtiges Werkzeug das wesentlich zur Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen kann.

Was sind daher die klassischen Einsatzorte und -szenarios für SharePoint aus Ihrer Sicht und wo ist SharePoint ein Muss?

Scheuermann: Der Klassiker – und gleichzeitig ein Muss – ist die Kombination aus workflowgesteuertem Dokumenten-Management und Suchdienst speziell im Umfeld von Projekt- oder Angebotsablage.

In diesem Umfeld fallen viele Dokumente und Dateien an die wiederum von vielen Benutzern – teilweise auch Externen – eingebracht werden. Nach einigen Jahren Ablage im Dateisystem führt dies nicht selten zu zahlreichen Dubletten und einer chaotischen Struktur die weder bedient noch richtig gewartet werden kann.

Mithilfe von Workflows können Benutzer in SharePoint so geführt werden, dass die Richtlinien eines Unternehmens eingehalten werden; Bibliotheken ermöglichen eine „saubere“ Ablage; Richtlinien unterstützten bei der Archivierung und die Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden.

Ein weiterer positiver Aspekt ist, dass Benutzer beim Einsatz von SharePoint über Websites geführt werden und nicht wie bisher über eine klassische Ordnerhierarchie. Der Anwender hat damit jederzeit im Blick in welchem Arbeitsbereich er sich befindet und mithilfe von Hyperlinks kann jede Hierarchie beliebig abgebildet werden.

Was kann SharePoint „out-of-the-box“ leisten und was nicht?

Scheuermann: Bereits die kostenfreie SharePoint Foundation bringt umfangreiche Funktionen für das Dokumentenmanagement (Versionskontrolle, Ein- / Auschecken, etc.), Content Management, Daten-Management und Workflows mit. Oft erkennen Kunden erst nach dem Kauf einer Server Lizenz, dass diese gar nicht nötig gewesen wäre.

Im Prinzip könnte man direkt nach der Installation damit beginnen Dokumente, Dateien und Daten zu speichern und die Suchfunktion zu nutzen die mit Search Server Express ebenfalls kostenfrei bereitsteht.

Mithilfe des kostenfreien Tools SharePoint Designer können dann von jedermann – ohne Programmierung – Workflows erstellt werden um die Abläufe und Prozesse des Unternehmens im System abzubilden.

Komplexe Abläufe und Prozesse sollten mithilfe von Programmierung realisiert werden. Diese ist seit Version 2010 deutlich vereinfacht, ein Programmierer kann heute sehr schnell auch komplexe Workflows ins System einbringen. Im Vergleich zum bisherigen „Workflowmanagement“ – z.B. mit VBA- und Office-Produkten – sind SharePoint Workflows deutlich Vorteilhafter, sie werden durch einen kompetenten Programmierer erstellt, können einfach verteilt und zentral verwaltet werden. Als Faustregel könnte man sagen: „Geht nicht gibt es nicht“.

Was sind die größten Missverständnisse und Fehleinschätzungen bei den Anwendern?

Scheuermann: Wer eine vertriebsorientierte SharePoint-Präsentation gesehen hat wird nur selten bestreiten dass die Einführung eines solchen Systems auch in seinem Unternehmen große Vorteile bringen kann.

Im Anschluss wird der Aufwand für eine solche Einführung jedoch häufig falsch eingeschätzt. „Installieren – Einrichten – Fertig“ trifft zwar für die technischen Rahmenbedingungen zu, die Vorgaben für die Anpassung und Nutzung des Systems zu erstellen bedeutet jedoch teils erheblichen organisatorischen Aufwand.

Unterschätzt wird meist auch der Bedarf an Ausbildung für IT Fachkräfte, Collaboration Manager und Anwender. Eine erfolgreiche SharePoint-Einführung ist von der Akzeptanz der Anwender abhängig.

Ein weiteres „SharePoint-Phänomen“ ist das für die Realisierung einer Anforderung plötzlich eine Vielzahl an möglichen Lösungswegen zur Verfügung steht. Wer ohne Erfahrung versucht die „einzig richtige Lösung“ zu finden dreht sich oft im Kreis und benötigt Unterstützung von einem erfahrenen SharePoint Consultant oder Anwender. Gleiches gilt für die Frage nach der ersten Anwendung bzw. der Frage der „richtigen“ Einführung des Systems.

weiter mit: Kann SharePoint stand-alone eingesetzt werden?

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