Unified Communications, VoIP & Co.

UCC-Lösungen für KMUs gehören in die Wolke

| Autor / Redakteur: Thomas Muhr / Andreas Donner

Speziell für kleine und mittlere Unternehmen bringen Kommunikationslösungen aus der Cloud entscheidende Vorteile.
Speziell für kleine und mittlere Unternehmen bringen Kommunikationslösungen aus der Cloud entscheidende Vorteile. (Bild: ShoreTel)

Cloud-Lösungen werden immer wichtiger und weisen besonders deutliche Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen auf. Das gilt insbesondere für Unified-Communications- und Telefonie-Lösungen sowie für Werkzeuge für die teamorientierte Zusammenarbeit.

Trotz moderner Kommunikationstechnologien bildet das Telefonsystem noch immer das Herzstück eines Unternehmens. Es stellt die Kommunikation intern wie extern sicher und ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Die Ansprüche an Telefoniesysteme variieren von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche. Doch grundsätzlich profitieren die meisten Unternehmen von modernen UCC-Lösungen. Bei der Bereitstellung bietet sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen die Auslagerung der Kommunikation in die Cloud an.

Die Lösungen aus der Wolke sind nicht nur platzsparender als physische Telefonsysteme. Sie ermöglichen es auch Unternehmen, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen, Leistungen in Anspruch zu nehmen und zu bieten, die sonst nur größeren Marktteilnehmern zur Verfügung stehen. Aber auch Unternehmen mit eigenen IT-Abteilungen profitieren durch Cloud-Services, da sie die meist stark beanspruchten IT-Teams entlasten. Außerdem können KMU durch Auslagerung ihrer Telefonsysteme ihre Ressourcen voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – ein wichtiger Vorteil im Wettbewerb. Ein weiteres Argument für eine Cloud-Lösung ist die Flexibilität, die nicht nur moderne Arbeitskonzepte wie Homeoffice und Remote Work erleichtert, sondern auch uneingeschränktes Wachstum und Skalierbarkeit ermöglicht.

Konkurrenzfähig dank Cloud

Gerade kleinen Unternehmen fehlt es oft an einer eigenen Abteilung, die sich um alle IT- und Kommunikations-Belange kümmert. Entsprechend wird die existierende Kommunikationslösung oft als etwas Gegebenes wahrgenommen und geht, solange sie funktioniert, im Tagesgeschäft unter. Neue Features, wie Instant Messaging oder Videokonferenzen werden daher oft als „Nice-To-Have“ gesehen. Die Möglichkeiten, die diese Technologien gerade kleinen und mittleren Unternehmen im Wettbewerb bieten, werden oft nicht erkannt.

Dabei sollten sich Unternehmen jeder Größenordnung darüber im Klaren sein, welchen Beitrag Kommunikation – intern wie extern – zum Erfolg des eigenen Geschäfts leistet. Angefangen mit unkompliziert aufsetzbaren Besprechungen über die geräteunabhängige Erreichbarkeit per Telefon und den kontinuierlichen E-Mail-Verkehr bis hin zur Kundenhotline.

Der Aufbau einer End-to-End-UCC-Lösung, die alle Ansprüche und Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und so flexibel ist, dass zum Beispiel auf Wachstum des Unternehmens zeitnah reagiert werden kann, ist jedoch keine leichte Aufgabe. Entsprechend ist eine Auslagerung in die Cloud für viele Unternehmen, die sich aus Kapazitätsgründen oder schlicht aus Mangel einer eigenen IT-Abteilung nicht adäquat um eine moderne UCC-Anlage kümmern können, eine attraktive Alternative. So profitieren sie nicht nur von den neuesten Technologien und Lösungen, sondern schaffen auch intern neue Kapazitäten, um sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können.

Externes Expertenwissen

In der Cloud wird die Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) von externen Dienstleistern konfiguriert und verwaltet. Das entlastet nicht nur die eigene IT-Abteilung, sondern kann darüber hinaus auch deutliche Einsparungen bei Verbindungs- und Wartungskosten mit sich bringen. Ein weiterer Vorteil eines externen Cloud-Services ist die Expertise, die die Anbieter mitbringen. Die Spezialisten des Cloud-Dienstleisters stellen sicher, dass Serviceanfragen immer beantwortet und Ausfälle sofort bemerkt und behoben werden. Dies ist besonders wichtig, da ein Ausfall der Kommunikationsanlage schwerwiegende Folgen für ein Unternehmen haben kann. Im schlimmsten Fall kommt der Betrieb komplett zum Erliegen, weil Mitarbeiter weder telefonieren noch auf Daten zugreifen können.

Kommunikation nach Maß

Egal ob ein Unternehmen zehn Mitarbeiter oder 500 hat: Eine Cloud-Lösung ermöglicht absolute Skalierbarkeit. Das versetzt KMU in die Lage, stets flexibel zu bleiben und das System ganz nach Bedarf anpassen zu können. So stellt ein plötzlicher Mitarbeiterzuwachs keine große Herausforderung mehr dar. Dabei ist es auch nebensächlich, ob die Teilnehmer sich an einem Standort befinden oder über den gesamten Globus verteilt sind. Durch die stufenlose und schnelle Skalierbarkeit kann das Abonnement auch jederzeit angepasst werden. Das heißt, dass die Unternehmen nur zahlen, was sie auch nutzen, da sich die Kosten nach dem tatsächlichen Bedarf richten. Darüber hinaus laufen Unternehmen nicht Gefahr, schon nach kurzer Zeit eine veraltete Kommunikationslösung zu besitzen. Durch regelmäßige Updates wird das Cloud-System stets auf dem neuesten Stand der Technik gehalten.

Die richtige Investition

Gerade in einer schnelllebigen Zeit ist Flexibilität eine der wichtigsten Eigenschaften, die sich Unternehmen bewahren sollen. Nur so sind sie in der Lage, auf Änderungen im Markt, Wachstum und andere Ereignisse zu reagieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. UCC-Lösungen aus der Cloud, wie zum Beispiel ShoreTel Connect, bieten genau diese Flexibilität.

Thomas Muhr.
Thomas Muhr. (Bild: ShoreTel)

KMU können dadurch nicht nur auf interne Veränderungen, wie Wachstum oder neue Arbeitsformen wie Homeoffice reagieren, sondern sind auch auf neue technische Entwicklungen und neue Standards vorbereitet. Add-Ons können bequem, ohne Aufwand hinzugefügt und Systeme auf den neuesten Stand gebracht werden, ohne teure Ausfallzeiten in Kauf nehmen zu müssen. Und bei allem ist eines völlig bedeutungslos: die Größe des Unternehmens.

Über den Autor

Thomas Muhr ist Regional Manager Dach & NL bei ShoreTel.

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