Business Intelligence mit Office 365

So verwenden Sie PowerBI, BI Center und SharePoint online

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Nico Litzel

Mit Power BI Pro können Anwender Berichte erstellen und Daten visualisieren.
Mit Power BI Pro können Anwender Berichte erstellen und Daten visualisieren. (Bild: T. Joos)

Microsoft hat in Office 365 einige Funktionen integriert, mit denen sich Business-Intelligence-Funktionen umfassend nutzen lassen. Als Datenspeicher lassen sich Cloud-Server, Microsoft Azure, oder lokale Server nutzen.

Mit Power BI for Office 365 bietet Microsoft eine Erweiterung für Office 365, mit der sich Buisness-Intelligence-Anwendungen anbinden lassen. Die Auswertung erfolgt über Excel, die Daten können über interne Datenquellen oder über Cloudquellen angebunden werden. Auch ERP- und CRM-Systeme lassen sich anbinden, das gilt auch für SAP Business Objects BI. In diesem Beitrag zeigen wir einige Möglichkeiten der Lösung.

Eigene Server sind nicht notwendig, was Lizenz-und Verwaltungskosten einspart. Administratoren binden alle Datenquellen, die Sie im Unternehmen analysieren wollen, an Office 365 Power BI an und können anschließend eine Analyse über Excel 2013 durchführen. Da auch die Anbindung verschiedener Cloud-Datenquellen möglich ist, können Unternehmen den Anwendern eine einfach zu bedienende, aber umfassende BI-Lösung zur Verfügung stellen, ohne dass eigene Server betrieben werden müssen. Die komplette Verwaltung findet über das Webportal von Office 365 statt.

Business Intelligence mit Power BI

Microsoft bietet in Office 365 verschiedene Pakete, die Unternehmen auch für Business Intelligence nutzen können. Vor allem in der großen Version E5 lassen sich große Datenmengen verarbeiten. Im Gegensatz zum herkömmlichen Power BI bietet Power BI Pro deutlich mehr Speicherplatz für einzelne Anwender im Office-365-Abonnement. Die Datenkapazität von Power BI beträgt ein Gigabyte pro Benutzer und beim Einsatz von Power BI Pro können Anwender bis zu zehn Gigabyte Daten speichern. Außerdem lassen sich bei Power BI Pro die Daten stündlich aktualisieren, während bei Power BI nur eine tägliche Aktualisierung zur Verfügung steht. Weiter Unterschied: In Power BI Pro lassen sich eine Million Zeilen pro Stunde nutzen. Power BI unterstützt nur 10.000 Zeilen pro Stunde.

Power BI kann mit unstrukturierten Texten umgehen oder externe Datenquellen anbinden und zur Analyse nutzen. Power BI kann Fragen erkennen und mit eigenen Ansätzen ergänzen. Als Datenquelle in diesem Bereich werden nicht nur die Datenbanken verwendet, sondern auch gespeicherten Berichte in SharePoint Online. Die Berichte kann Power BI in SharePoint Online speichern, sodass auch andere Anwender diese nutzen können.

Teamwork für Business Intelligence

Der größte Unterschied zwischen Power BI und Power BI Pro besteht in der Gruppen-Zusammenarbeit. Diese ist allumfänglich nur mit Power BI Pro möglich. Außerdem lassen sich in der Pro Version Active-Directory-Gruppen nutzen und Zugriffsberechtigungen vergeben. Zusammen mit Azure Active Directory stehen in einem solchen Szenario umfassende Analysefunktionen mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

Delve Organizational Analytics bietet wiederum organisatorische Analysen für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams, die Office 365 nutzen. Die Lösung unterstützt Office Graph und kann diese mit anderen Daten aus Office 365 verbinden. Anwender können Dashboards erstellen und auch Trends messen. Generell bietet Delve Organizational Analytics-Funktionen aus dem Bereich Big Data. Einfach ausgedrückt, soll diese Technik messen, mit welchen Dingen die Arbeitnehmer im Unternehmen ihre Zeit verbringen.

Datenquellen für SharePoint Online

In Excel lassen sich zahlreiche Datenquellen anbinden, zum Beispiel SQL Server Analysis Services Cubes, SQL-Server-Tabellen, OData-Datenfeeds, Azure Marketplace-Daten und viele mehr. Die Daten lassen sich durchaus auch für Power BI nutzen. Allerdings werden nicht alle Datenquellen auch in SharePoint Online unterstützt. In diesem Fall sollte vor dem produktiven Einsatz die Funktion der Datenquelle in Excel und in SharePoint Online getestet werden.

BI-Inhalte teilen

BI-Inhalte teilen Anwender am besten mit dem BI Center in Office 365. Dieses baut auf SharePoint Online auf und stellt die Power-BI-Berichte zentral zur Verfügung. Dadurch sind die Berichte auch mit Apps zugreifbar, die einen Zugang zu SharePoint online ermöglichen. Neben den Vorlagen für das BI Center können Administratoren oder Entwickler aber auch eigene Seiten in SharePoint zur Verfügung stellen. Die entsprechende Vorlage ist im SharePoint Admin Center.

Sichere Datenübertragung und Hochverfügbarkeit beachten

Neben der optimalen und sicheren Datenspeicherung müssen Unternehmen auch auf die konsistente und sichere Datenübertragung achten. Vor allem wenn die Analysefunktionen von Office 365 verwendet werden, müssen für die Verarbeitung auch Daten von den lokalen Servern im Netzwerk in die Cloud übertragen werden. Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Daten verschlüsselt übertragen werden und kein Angreifer die Daten abfangen kann.

Außerdem bietet Microsoft Office 365 und auch Power BI als Dienst in der Microsoft Cloud Deutschland an. Dabei handelt es sich um Rechenzentren, die Microsoft in Deutschland zusammen mit der Telekom zur Verfügung stellt. Alle Daten werden in diesem Fall auf deutschen Servern gespeichert. Als Datentreuhänder stellt T-Systems sicher, dass keine unbefugten Dritte auf die Daten zugreifen können.

Azure Deutschland wird zum großen Teil von T-Systems zur Verfügung gestellt und Microsoft bietet an, dass die Server nicht nur in Deutschland stehen und die Daten auch hier gespeichert werden, sondern auch deutsche Unternehmen die Verwaltung übernehmen. Dadurch ist sichergestellt, dass die Infrastruktur unter deutscher Rechtsprechung steht. Microsoft arbeitet hier auch mit einem Treuhändervertrag mit T-Systems. Das verhindert, dass US-Behörden Zugriff auf Daten deutscher Unternehmen erhalten können.

Auswählen der korrekten Version

Da die Preise von rund 7 Euro pro Monat und Benutzer bis zu 34 Euro pro Monat und Benutzer reichen, sollten Unternehmen vor dem Buchen zunächst gründlich planen, welche Version eingesetzt werden soll. Hier bieten sich natürlich ein Vergleich der Editionen auf den Webseiten von Office 365 an sowie ein Test der Möglichkeiten. Microsoft stellt einen Sofort-Test bereit, der einen Überblick zu den Möglichkeiten und der Oberfläche gibt. Eigene Daten müssen hier nicht eingegeben werden, ist aber möglich. Hier stehen die drei folgenden Editionen als kostenlosen Testversionen zur Verfügung:

Während die Business-Version nur die Office-Programme enthält, bietet Business Premium Zugriff auf die Cloudversionen von Exchange, SharePoint und Skype, inklusive der Office-Programme. Ein erster Blick sollte daher immer zunächst auf die Office-365-Vergleichsseite für Unternehmen gehen. Hier ist schnell zu erkennen, welche Produkte bei den jeweiligen Plänen dabei sind.

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