Die Cloud im Mittelstand

So vermeiden Sie die 5 größten Fehler bei der Cloud-Migration

| Autor / Redakteur: Jürgen Rother * / Florian Karlstetter

Cloud im Mittelstand: Stolperfallen bei der Migration und wie man sie vermeidet.
Cloud im Mittelstand: Stolperfallen bei der Migration und wie man sie vermeidet. (Bild: © vectorfusionart - Fotolia.com)

Die Vorteile bei der Nutzung von Cloud-Technologien sind hinlänglich bekannt, allen voran die damit verbundenen Kosteneinsparungen und mögliche Wettbewerbsvorteile. Allerdings gibt es auch ein paar Stolperfallen, wenn Unternehmen ihre Prozesse und Systeme in die Cloud verlagern. Für diese gilt es vorzusorgen.

Durch die Digitalisierung verändert sich auch die Erwartungshaltung der Kunden an neue und verbesserte IT-Services. Dass durch die Nutzung der Cloud-Technologie je nach gewähltem Cloud-Modell Hardware-, Software- und Betriebskosten eingespart werden können und so nachhaltig Wettbewerbsvorteile erzielt werden können, ist hinlänglich bekannt. Die Cloud bietet darüber hinaus die Möglichkeit, neue Kunden-Services sehr schnell und flexibel anzubieten. Allerdings gibt es auch ein paar Stolperfallen, wenn Unternehmen ihre Prozesse und Systeme in die Cloud verlagern. Für diese gilt es vorzusorgen.

Zusätzlich zu den rein technischen Überlegungen spielen auch rechtliche und fachspezifische Aspekte eine entscheidende Rolle bei der Migration in die Cloud. In der IT-Strategie eines Unternehmens sollte heutzutage festgeschrieben werden, wie die individuelle digitale Transformation für das eigene Unternehmen aussieht und wie viel Cloud-Technologie zur Erreichung der langfristigen Geschäftsziele benötigt wird. Nur so lassen sich Unternehmensprozesse optimal unterstützen und eine schnelle Anpassung auf Kunden- und Marktänderungen sicherstellen. Gerade mittelständische Unternehmen können von den Skaleneffekten der Cloud profitieren. Je mehr Services aus der Cloud bezogen werden, desto stärker müssen sich IT-Verantwortliche als Business Service Provider verstehen, die Prozesse der Wertschöpfungskette unterstützen und ständig durch den sinnvollen Einsatz von IT verbessern.

Viele Fehler bei der Migration in die Cloud lassen sich bereits im Vorfeld durch eine überlegte und vielfach erprobte Vorgehensweise vermeiden.

Vorgehensweise zur erfolgreichen Migration in die Cloud

Fehler Nummer 1: Die Unternehmensziele sind nicht klar definiert und in der IT Strategie ist nicht festgehalten, wie mit dem Thema Cloud umgegangen werden soll

Wenn in der IT-Strategie nicht klar formuliert ist, wie die Cloud-Ausrichtung des Unternehmens für die nächsten Jahre aussehen und welche Roadmap verfolgt werden soll, entstehen oft Insellösungen durch fachlich getriebene SaaS-Ansätze im Unternehmen. Diese Cloud-Insellösungen verursachen an den Schnittstellen zu anderen Systemen oder in der Interaktion mit den Mitarbeitern oft einen hohen Aufwand. Das mindert die Produktivität und lässt die Mitarbeiterzufriedenheit sinken.

Vermeidung: Ist in der IT-Strategie das Thema Cloud Computing verankert, so können mögliche Cloud-Szenarien abgeleitet werden und die notwendigen organisatorischen Maßnahmen für ihre Realisierung ergriffen werden. Eine Gesamtarchitektur, die die Anforderungen aller Abteilungen aufgreift, kann so leichter erstellt werden.

Fehler Nummer 2: Kaum Cloud-Erfahrungen

Die Nutzung von Cloud-Technologie erfordert, wie jede neue technologische Entwicklung, neues Wissen und neue Erfahrungen. Beim Cloud Computing kommt verstärkt der Aspekt der Datensicherheit zum Tragen, der beim eigenen Rechenzentrum gerne als gegeben vorausgesetzt wird. Werden beispielsweise Kundendokumente in die Cloud verschoben, sollte zuvor geprüft werden, ob die Kunden einer Datenspeicherung in der Cloud zugestimmt haben. Schon vor Beginn der Migration sollte geklärt werden, wie die Daten und Informationen bei Bedarf wieder aus der Cloud abgezogen werden können, wenn etwa der Cloud-Anbieter gewechselt werden soll oder die Daten in ein lokales Rechenzentrum migriert werden.

Ergänzendes zum Thema
 
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Oftmals fehlt im Unternehmen aufgrund von mangelnder Erfahrung das fachliche, rechtliche und technische Know-How, um alle Aspekte des Cloud Computing abzudecken. Teilweise schlummert es bei Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen.

Vermeidung: Sorgen Sie im Unternehmen dafür, dass die notwendigen Cloud-Kompetenzen in einem Cloud-Team gebündelt werden. Hat das Unternehmen wenig Erfahrung mit Cloud Computing, ist es sinnvoll, sich mit erfahrenen externen Mitarbeitern bzw. Experten zu verstärken.

Da sich nicht jedes Szenario für die Cloud eignet, bietet es sich an, einen Prozess im Unternehmen zu etablieren, der prüft, ob ein System oder Prozess überhaupt sinnvoll in die Cloud migriert werden kann. Die Aufgaben des mit der Umsetzung betrauten Cloud-Teams sind dabei sehr umfangreich. Das Wissen für ein erfolgreiches Projekt sollte dabei aus den unterschiedlichsten Abteilungen beigesteuert werden. Typischerweise setzen sich die Cloud-Kompetenzen aus Mitarbeitern der Fach- und IT-Abteilung und dem Datenschutzbeauftragten zusammen.

Das Cloud-Team sollte idealerweise all diese Tätigkeiten abdecken:

  • Aufnahme der Ist-Situation (Prozesse und Systeme)
  • Nutzen für Anwender definieren
  • Bewertung der Komplexität der Systeme und Festlegen der Datensicherheitskriterien
  • Erstellen einer Gesamtarchitektur (Hybride Szenarien, Schnittstellen)
  • Anforderungen an die Infrastruktur (Hochverfügbarkeit)
  • Roadmap für die Migration (Beschreibung des Migartionspfad)
  • Beurteilung, ob bestehende Applikationen für die Migration neuentwickelt oder direkt migriert werden oder ob eine SaaS Lösung in Frage kommt.
  • Festlegen der Projektmethode
  • Kommunikation innerhalb des Unternehmens und Wissensvermittlung.

Gibt es neue Anforderungen und Vorgaben, eine neue Applikation einzuführen, so beurteilt das Cloud-Team ob eine Neuentwicklung stattfinden soll oder ob es eine geeignete Cloud-Lösung eines Anbieters gibt und mit welchem Aufwand diese in die IT Landschaft integriert werden kann.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein solches Cloud-Team mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen und einem hohen Freiheitsgrad ausgestattet sein sollte. Nur so entstehen in diesem Team kreative und innovative Ideen und eine erfolgreiche Projektierung.

Fehler Nummer 3: Cloud ist Cloud – wirklich?

Sind alle Szenarien beschrieben und die Mitarbeiter hoch motiviert, um die erste Umsetzung in der Cloud durchzuführen, stellt sich die Frage nach dem richtigen Cloud Provider. Es muss entschieden werden, ob eine Private oder Public Cloud am besten geeignet ist und welche Verfügbarkeit und Flexibilität am besten zum Unternehmen passt. Danach erfolgt die Auswahl des geeigneten Cloud Providers. Der Preis darf dabei nie das einzig entscheidende Kriterium sein!

Cloud Provider unterscheiden sich sehr oft in essentiellen Bereichen, wie der regionalen Datenhaltung, der garantierten Verfügbarkeiten, den erfüllten Sicherheitsnormen und verwendeten Zertifikaten. Auch die technischen Voraussetzungen, die beim Kundenerfüllt sein müssen, sind oft unterschiedlich.

Vermeidung: Ein Kriterienkatalog an die Anforderungen, die sich aus der Gesamtarchitektur ergeben, dient als gute Grundlage für die Wahl des richtigen Cloud-Anbieters. Dem Ziel eine Abhängigkeit vom eigenen Cloud Provider unbedingt zu vermeiden, sollte dabei oberste Priorität eingeräumt werden.

Fehler Nummer 4: Die Migration mit der komplexesten Applikation starten

Oft wird bei der Migration der Ansatz gewählt, die komplexeste Anwendung zuerst zu migrieren. Die Gründe hierfür sind nachvollziehbar. Wird die umfangreichste Applikation zuerst in die Cloud ausgelagert, dann sind die meisten Prozesse, Schnittstellen und Daten involviert. Hat es erst einmal diese komplexe Anwendung in die Cloud geschafft, sollten die folgenden Projekte ein Klacks sein.

Vermeidung: In der Theorie mag das stimmen, in der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass es viel zielführender ist, zunächst die einfachste Applikation zuerst zu migrieren. Hierbei kann man im Kleinen lernen, ob die angedachten Methoden funktionieren. Auch der zeitliche Aufwand und das Risiko zu Scheitern sind deutlich geringer und damit die Aussicht auf den Projekterfolg höher. Die dabei gemachten Erfahrungen schulen Projektmitarbeiter für größere, komplexere Migrationsszenarien. Ein solches Vorgehen sendet auch eine starke Botschaft nach innen, denn wenn die erste erfolgreiche Migration offensiv unternehmensintern kommunizieren wird, stärkt das bei allen Mitarbeitern das Vertrauen in die IT und die Unternehmensausrichtung.

Fehler Nummer 5: Beim Betrieb wird die IT-Abteilung nicht mehr gebraucht, da über SLAs alles geregelt wird

Auch wenn das Unternehmen alle Services aus der Cloud bezieht, wird die IT nicht überflüssig. Im Zuge der Digitalisierung wird IT-Wissen immer wichtiger. Die Erwartungen der Fachabteilungen an die IT-Abteilungen, neue Services immer schneller und flexibler zur Verfügung zu stellen, steigen.

Vermeidung: Das Anforderungsprofil der IT-Mitarbeiter muss sich verschieben: weg von der reinen Spezialisierung hin zu einem breiten IT-Know-How mit starkem Prozesswissen.

Auch die Beurteilung, ob die oft standardisierten Service Level Agreements der Cloud Provider wirklich die gewünschte Flexibilität für das Unternehmen bieten, bedarf weitreichender IT-Kenntnisse und langjähriger Erfahrung. Das gleiche gilt für die Überwachung der per SLA geschuldeten Leistungen.

Tipps für eine erfolgreiche Cloud-Migration: Jürgen Rother, Senior Business Development Manager bei Trivadis.
Tipps für eine erfolgreiche Cloud-Migration: Jürgen Rother, Senior Business Development Manager bei Trivadis. (Bild: Trivadis)

Fazit

Schon am Anfang der Planung für eine Migration in die Cloud, sollte ans Ende gedacht werden. Um eine große Abhängigkeit vom ausgewählten Cloud Provider zu verhindern, hilft es, sich Gedanken zu machen, welchen Aufwand es bedeutet, die Daten zu einem anderen Provider umzuziehen. Eine gute Planung und die richtige Vorgehensweise sind die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche die Migration in die Cloud und die Erfüllung aller Erwartungen.

* Jürgen Rother, Senior Business Development Manager bei Trivadis

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