Papierlose HR

Sieben Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte

| Autor / Redakteur: Dr. Martin Grentzer * / Florian Karlstetter

Zeitgemäß: Heute sehen sich Personaler auf dem Multi-Touch-Display ihres iPads, iPhones oder iPods die benötigten Unterlagen an.
Zeitgemäß: Heute sehen sich Personaler auf dem Multi-Touch-Display ihres iPads, iPhones oder iPods die benötigten Unterlagen an. (Bild: Aconso AG)

Ganz papierlos geht es sicherlich noch nicht, aber mit einer digitalen Personalakte ist eine der ersten großen Hürden genommen auf dem Weg zur papierlosen Personalabteilung. Der Vorteil: der Aktenordnerberg wird abgebaut und alle Personaldokumente zu den Mitarbeitern liegen künftig digital vor.

Damit ist ein zentraler und unabhängiger Zugriff auf alle Personaldokumente gewährleistet. DMS-Experte Dr. Martin Grentzer, Vorstand der aconso AG, gibt wichtige Tipps, auf die man bei der Implementierung einer digitalen Personalakte achten sollte.

Tipp 1: Sorgfältige Auswahl des Anbieters

Wer sich auf den Weg zur digitalen Personalakte begibt, der sollte sich den Anbieter und künftigen Lösungspartner genau anschauen. Es genügt bei weitem nicht, sich allein über das Internet, Fachpublikationen oder auf Messen wie der Zukunft Personal bzw. dem Personalmanagementkongress zu informieren. Diese Vorrecherche kann nur eine erste Orientierungshilfe sein. Die Entscheidung sollte dann anhand folgender Qualitätskriterien stattfinden:

  • Wie viel Erfahrung hat das Unternehmen in der Digitalisierung von Personalakten?
  • Wie viele branchen- und unternehmensnahe Referenzkunden kann der Dienstleister national und international vorweisen?
  • Ist die Software nahtlos in das bestehende ERP-System in-tegrierbar?
  • Verfügt die Software über eine intuitive, visuell ansprechende Oberfläche?
  • Weist das Unternehmen ein ausgereiftes und fundiertes Si-cherheitskonzept auf?
  • In welchem Verhältnis stehen die Kosten zum Leistungsum-fang des Dienstleisters?
  • Sind Erweiterungen wie automatische Dokumenterzeugung, digitale Signierung und Outputmanagement möglich? Lassen sich Workflows und Prozesse problemlos einbinden?

Tipp 2: Schon früh klären, ob Cloud oder Inhouse-Installation

Für den Betrieb einer digitalen Akte haben Unternehmen die Wahl zwischen Cloud- und Inhouse-Lösung. Beim Cloud-Verfahren sollte die Verwaltung der Personalakten und HR-Dokumente in professionellen Datenbank- und Archivsystemen erfolgen, die den Datenschutz jederzeit gewährleisten. Dies wird deshalb oft als „Controlled Cloud“ bezeichnet.

Besonderes Augenmerk ist dabei auf die sichere Archivierung der Personalakten zu legen. Die sensiblen Mitarbeiterdaten und Dokumente müssen rechts- und revisionssicher in einer Langzeitspeicherung abgelegt werden können. In dem Archivsystem sollten sich die Zugriffsrechte einfach regeln und eine entsprechende Verschlüsselung für die geschützte Übertragung der Daten und Dokumente aus der Cloud sicherstellen lassen.

Wird eine Inhouse-Lösung bevorzugt, sollte sich die Software möglichst einfach in die bestehende Unternehmensinfrastruktur integrieren lassen, so hält sich der Pflegeaufwand für die hauseigene IT in Grenzen. Aufgrund des hohen Individualisierungsgrades eignet sich eine Inhouse-Installation besonders für größere Unternehmen.

Welche Lösung die richtige ist, hängt also von der Größe des Unternehmens oder der Organisation ab, aber auch von der Komplexität der IT-Infrastruktur und den individuellen Anforderungen. Ratsam ist deshalb im Vorfeld schon ein Beratungsgespräch mit den in Frage kommenden Anbietern zu vereinbaren, denn das erleichtert die Entscheidungsfindung.

Tipp 3: Klare Kommunikationsstrategie festlegen

Transparente Kommunikation der Nutzenaspekte mit allen Anspruchsgruppen sind von hoher Wichtigkeit. Im Vorfeld sind unbedingt diejenigen Vorteile zu definieren, die dem Unternehmen den größten Benefit schaffen. Ein übergreifendes Erarbeiten der Nutzenaspekte ist hierbei von hoher Relevanz. Es ist darauf zu achten, dass nicht nur Nutzenaspekte einer potentiellen Usergruppe aufgezeigt werden, sondern zusätzlich ein bis zwei Aspekte für jede andere. Mit Hilfe von Mitarbeitern und Kollegen lassen sich kritische Punkte und mögliche Projektrisiken bereits im Vorfeld abschätzen und minimieren.

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