Digitale Personal- und Arbeitgeberakte

Schlankere HR-Prozesse dank digitaler Akten

| Autor / Redakteur: Matthias Edel * / Florian Karlstetter

Digitale Personal- und Arbeitgeberakte können HR-Verantwortlichen ihre tägliche Routinearbeit wesentlich erleichtern.
Digitale Personal- und Arbeitgeberakte können HR-Verantwortlichen ihre tägliche Routinearbeit wesentlich erleichtern. (© fotodo - Fotolia.com)

Wie eine digitale Personal- und Arbeitgeberakte die HR-Abteilung entlasten kann: Moderne, leicht zu bedienende IT-Lösungen wie etwa eine digitale Personal- und Arbeitgeberakte können HR-Verantwortlichen ihre tägliche Routinearbeit wesentlich erleichtern. So werden Kapazitäten frei, die sich dafür nutzen lassen, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten – eine immer anspruchsvoller werdende Aufgabe.

Beim Stichwort digitale Transformation denken viele zunächst an Unternehmensbereiche wie Forschung und Entwicklung, Herstellung oder Logistik. Um ihre Zukunftsfähigkeit zu erhalten, müssen sich jedoch alle Abteilungen im Unternehmen auf den Wandel einstellen und ihn proaktiv vorantreiben – das gilt auch für den Personalbereich. Moderne, leicht zu bedienende IT-Lösungen wie etwa eine digitale Personal- und Arbeitgeberakte können HR-Verantwortlichen ihre tägliche Routinearbeit wesentlich erleichtern. So werden Kapazitäten frei, die sich dafür nutzen lassen, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten – eine immer anspruchsvoller werdende Aufgabe.

Die Anforderungen an die Human Resources-Abteilung sind heute komplexer denn je. Ihre Aufgaben umfassen ein breites Spektrum, von der Lohnbuchhaltung über Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung bis hin zu Themen wie Employer Branding und Talent Management. Viele Unternehmen spüren bereits den Fachkräftemangel: Sie müssen länger nach geeignetem Nachwuchs suchen und mehr dafür tun, ihn zu halten. Insbesondere in den Branchen, in denen sich die Wertschöpfung hauptsächlich aus dem Humankapital – dem Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter – speist, wächst somit die Verantwortung der Personalabteilung. Umso wichtiger ist es, dass HR-Verantwortliche in die Lage versetzt werden, diese Herausforderung zu meistern. Administrative HR-Prozesse gilt es daher mit passenden Software-Tools so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Insbesondere dokumentenbasierte Vorgänge müssen durch Digitalisierung so optimiert werden, dass HR-Mitarbeiter von einer Zeiteinsparung profitieren.

Personalakten-Lösung ergänzt SAP HCM

Mit einer digitalen Personalakten-Lösung sind alle Dokumente zu einem Mitarbeiter jederzeit an zentraler Stelle verfügbar.
Mit einer digitalen Personalakten-Lösung sind alle Dokumente zu einem Mitarbeiter jederzeit an zentraler Stelle verfügbar. (Bild: Forcont)

Viele mittelständische und große Unternehmen nutzen für ihre HR-Prozesse das SAP HCM Modul. Mit Hilfe eines angebundenen Archivsystems lassen sich damit auch Dokumente erfassen und archivieren, doch um das Aufgabenspektrum von Personalverantwortlichen komplett abzudecken, fehlen gewisse Funktionalitäten, wie etwa das Anlegen von Terminen zu Akten und Dokumenten inkl. Erinnerungsfunktion per E-Mail. Auch hinsichtlich komfortabler Dokumentensuche und verschiedenartiger Zugriffsmöglichkeiten lässt sich das SAP HCM sinnvoll ergänzen – und zwar durch eine elektronisch angebundene Personalakten-Lösung, entweder On-Premise oder in der Cloud. Diese stellt viele Zusatzfunktionen wie etwa Terminkontrolle und Wiedervorlage bereit, vereinfacht mittels einer aktenübergreifenden Volltextsuche Recherchearbeiten erheblich und sorgt nicht zuletzt durch die zeitlich begrenzte Möglichkeit einer Akteneinsicht durch Dritte für beschleunigte Abläufe.

Die Einführung einer externen digitalen Aktenlösung, die per Schnittstelle an das SAP-Modul angebunden wird, ist somit ein möglicher Weg, die Personalverwaltung einfacher und produktiver zu gestalten. Der Vorteil: In der digitalen Personalakte sind sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter jederzeit an zentraler Stelle verfügbar – in elektronischer Form, sodass die Koexistenz von digitalen Dateien und Papierdokumenten, wie sie derzeit noch in vielen Unternehmen üblich ist, entfällt.

Datenschutz und Verfügbarkeit

Aufgrund der höheren Beweiskraft von Papierdokumenten vor Gericht ist es sinnvoll, juristisch relevante Unterlagen in einem Ordnerarchiv aufzubewahren. Im Tagesbetrieb hat es jedoch zahlreiche Vorteile, wenn die HR-Abteilung gänzlich ohne Papierakten auskommt. Schließlich können diese ganz oder in Teilen verloren gehen, unbeaufsichtigt herumliegen, wegen verteilter Standorte nicht zugänglich und aufgrund daraus resultierender Schattenakten unvollständig sein.

Eine digitale Verwaltung der sensiblen Personaldokumente gewährleistet hingegen, dass der Datenschutz stets eingehalten wird. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf die verschiedenen Daten und Dokumente zugreifen können. Umgekehrt sind diese für die berechtigten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugänglich, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig auf die elektronische Akte zugreifen. Somit leistet eine vollständige Digitalisierung der Personalprozesse nicht zuletzt einen entscheidenden Beitrag zur Einhaltung der Compliance.

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13.11.15 - Forcont Business Technology hat das Lösungsportfolio für das Human Resource Management um eine neue elektronische Arbeitgeberakte erweitert. Diese dient der strukturierten Ablage aller Dokumente im HR-Bereich, die einer Personalakte nicht zugeordnet werden können oder dürfen. lesen

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