UKA setzt für den Dokumentenaustausch auf die Cloud

Netfiles bringt frischen Wind in die Projektierung

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Während der Planungsphase von Windenergieprojekten sind mit Hilfe der Cloud-Collaboration Netfiles alle Beteiligten wie UKA-Mitarbeiter, Banken, Behörden und potenzielle Investoren auf dem gleichen Informationsstand.
Während der Planungsphase von Windenergieprojekten sind mit Hilfe der Cloud-Collaboration Netfiles alle Beteiligten wie UKA-Mitarbeiter, Banken, Behörden und potenzielle Investoren auf dem gleichen Informationsstand. (Bild: Netfiles)

Unter dem Motto „Denn Wind treibt uns an!“ entwickelt und realisiert die Unternehmensgruppe UKA – Umweltgerechte Kraftanlagen – seit 1999 bundesweit Vorhaben zur Nutzung erneuerbarer Energien. Den Schwerpunkt bilden dabei Windenergieprojekte. Dokumentation und Austausch der umfangreichen Projektunterlagen erfolgt dabei über die Cloud.

Über die Unternehmensgruppe wird der komplette Lebenszyklus eines solchen Projekts abgedeckt. Die Leistungen reichen von der Auswahl und Sicherung geeigneter Standorte über die Projektentwicklung und das Einholen aller erforderlicher Genehmigungen bis zum schlüsselfertigen Bau und Betrieb der Windenergieparks. Die Projektfinanzierung und der Verkauf gehören ebenfalls zum Aufgabenbereich. Bis heute wurden bereits mehr als 50 Windenergieprojekte umgesetzt.

Vom Ordner zum virtuellen Datenraum

„Bis zum Jahr 2006 wurden die umfangreichen Projektdokumente ganz traditionell in Aktenordnern zusammengestellt, ab diesem Zeitpunkt erhielten die unterschiedlichen Projektbeteiligten wie Mitarbeiter aus den UKA-Firmen, Banken, Behörden und potenzielle Investoren die Daten auf CD-ROM. Erweiterungen und Ergänzungen wurden per E-Mail ausgetauscht“, erinnert sich Christina Börner, stellvertretende Abteilungsleiterin im operativen Bereich der UKA-Zentralgesellschaft, an die bisherige Vorgehensweise. Im Jahre 2012 wurde ihr Kollege, EDV-Leiter Tino Schwarze, darauf aufmerksam, dass im Rahmen einer „Due Diligence“-Prüfung für ein neues Projekt doch „sehr heiße“, weil vertrauliche Daten einfach per E-Mail zwischen den Projektpartnern verschickt wurden. Mit dieser Erkenntnis machte sich der IT-Experte auf die Suche nach einer sicheren Alternative zum E-Mail Austausch und entschloss sich zu einem Pilotprojekt mit einem Anbieter einer Online-Collaboration-Plattform.

Benutzerverwaltung wird zum Stolperstein

Allerdings führt dieses Pilotprojekt nicht zu dem gewünschten Erfolg. Tino Schwarze erinnert sich: „Eine besondere Bedeutung beim Einsatz einer solchen Online-Plattform kommt bei uns der Benutzerverwaltung und dabei insbesondere der Rollen- und Rechtevergabe zu. Es greifen während des Projektverlaufs viele unterschiedliche Projektbeteiligte auf die Daten zu. Dabei muss gesichert sein, das jeder dieser Beteiligten nur Zugriff auf die Dokumente erhält, für die er auch über die erforderliche Berechtigung verfügt.“ Leider erwies sich die Benutzerverwaltung und insbesondere die Rollen- und Rechtevergabe bei der im Pilotprojekt eingesetzten Lösung als viel zu kompliziert und bedeutete dann das „Aus“ für die Lösung.

Erfolg im zweiten Anlauf

Aus diesem Grund machte sich Tino Schwarze erneut auf die Suche nach einer besseren Datenraum-Lösung als Alternative zur bisher eingesetzten CD-ROM/E-Mail-Kombination und stieß per Internet-Recherche auf Netfiles. Die als Software-as-a-Service (SaaS) angebotene Lösung bietet einen virtuellen Datenraum für den standortübergreifenden Datenaustausch und die sichere Bereitstellung hochvertraulicher Dokumente. Die Server von Netfiles befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland. Die IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Als in Deutschland ansässiger Anbieter unterliegt das Unternehmen den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). UKA setzt derzeit die Lösung Netfiles Enterprise ein und hat insgesamt 50 Netfiles-Datenräume eingerichtet.

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