Software Asset Management und Software License Optimierung

Lizenzierung muss bedarfsgerecht sein

| Autor / Redakteur: Michael Matzer / Elke Witmer-Goßner

Ein SAM-Werkzeug sollte den gesamten Lizenzmanagement-Prozess von der Inbetriebnahme bis zur Stilllegung abdecken.
Ein SAM-Werkzeug sollte den gesamten Lizenzmanagement-Prozess von der Inbetriebnahme bis zur Stilllegung abdecken. (Bild: Circle Unlimited)

Jedes Jahr verschwenden deutsche Unternehmen erhebliche Beträge, weil sie ihre Software nicht bedarfsgerecht lizenziert haben. Aber auch das Gegenteil ist der Fall: Mit Unterlizenzierung haftet im Falle einer Auditierung die Geschäftsleitung persönlich. Software Asset Management (SAM) und Software License Optimization (SLO) sind also gefragt.

Die Studie „2013-14 Key Trends in Software Pricing & Licensing Report“ von Flexera Software und IDC zeigt auf, dass Unternehmen trotz Einsparvorhaben und sinkender Softwarebudgets weiterhin Geld für Shelfware, also nichtbenötigte Software, verschwenden. Statt also Kosten zu vermeiden, provozieren sie unnötige Fehlausgaben. „Viele Unternehmen betrachten Lizenzmanagement als lästige Angelegenheit, die man eher vor sich her schiebt, und oftmals liegen keine aktuellen Zahlen über Anschaffung und Nutzung von Lizenzen vor“, berichtet Matthias Zacher, Analyst bei IDC. Die Studie belegt, dass nahezu alle Unternehmen Geld für nichtverwendete Software verschwenden: die berüchtigte „Shelfwar“, die im Regal (shelf) Staub ansetzt.

96 Prozent der Befragten gaben laut IDC an, dass zumindest ein Teil der gekauften Software als Shelfware zu bezeichnen ist. Mit 39 Prozent berichtet ein großer Teil, dass mindestens 21 Prozent, also jeder fünfte Euro der Softwareausgaben, auf Shelfware entfallen. Gleichzeitig werden Budgets stärker reduziert. Fast zwei Drittel der Unternehmen (63 Prozent) sagen, dass die Softwarebudgets in den nächsten zwei Jahren entweder stagnieren oder abnehmen werden. Die Fehlausgaben schmerzen den IT-Leiter also immer heftiger.

Unterschätztes Risiko

Aber Fehllizenzierung im Sinne von Überlizenzierung kann nicht nur finanziell zur Belastung werden. Unterlizenzierung ist zweifach riskant. „Unterlizenzierung ist in der Regel ein Verstoß gegen den Lizenzvertrag und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen“, warnt IDC-Analyst Zacher. Obendrein wird es teuer: Wenn ein Audit durch den Lizenzgeber diesen Sachverhalt aufdeckt, lizenziert er mit Bedingungen nach, die erstens der Preisliste entsprechen, also keinen Rabatt enthalten, und zweitens nimmt er per Default die teuren Nutzertypen. Bei SAP wäre dies beispielsweise der Professional User anstelle eines nur halb so teuren Standardnutzers.

„Wenn Unternehmen kein IT Asset Management installiert haben und der Software Lifecylce nicht sauber definiert ist, verlieren Unternehmen rasch den Überblick darüber, was angeschafft wurde und wer in welchem Szenario welche Lizenz nutzt“, erläutert Zacher. „Auf der anderen Seite wird Lizenzmanagement recht schnell komplex und damit sehr zeitaufwändig.“ Aber der Aufwand rechne sich in der Regel. Neben Einsparungen gehe es auch immer um eine sichere und möglichst einfache Verwaltung der Lizenzen.

Im Dschungel des Lizenzerwerbs

Die Gartner Group hat bereits 2010 eine Liste unterschiedlichster Lizenzabkommen aufgeführt. Viele Verträge kommen heutzutage einfach per Mausklick oder Häkchen zustande. Sogenannte „Shrinkware“ in Kartons hat längst ausgedient. Umso wichtiger sei es daher, so die Gartner-Analystin Victoria Barber, im Falle eines Audits genau dokumentieren zu können, welche Nutzungsrechte wann auf welche Weise erworben wurden. Ist ein Unternehmen nämlich dazu nicht in der Lage, tritt der Haftungsfall ein und führt, wie oben aufgezeigt, zu unnötigen Mehrausgaben. Barber gibt in einem Best-Practice-Papier (Gartner-Dokumente G00200958 und G00205053) detaillierte Tipps, wie beim Software Asset Management vorzugehen ist.

Abhilfe per Standard

Das Problem besteht indes für viele kleinere Unternehmen darin, überhaupt den Überblick zu behalten und regelmäßig ein Inhouse-Auditing vorzunehmen. Im Falle von SAP-Software ließe sich dies einfach mit der License Administrator Workbench (LAW) bewerkstelligen, die in jeder ERP-Software der Walldorfer vorhanden ist und einen einfachen Report über die Anzahl der SAP-Lizenzen erstellt. Der Kunde sollte diesen Bericht unbedingt erst einmal sorgfältig prüfen, bevor er ihn an Lieblings-Software-Lieferanten abschickt. Er kann sich zusätzlich an den Vorgaben der ISO-Norm 19770-2 orientieren.

In die Bresche zwischen Desorientierung, Standard-Tool und ISO-Norm springen Dienstleister, die mit eigenen Tools und Beratern Software Asset Management (SAM) leisten und Services für die Software License Optimization (SLO) offerieren. Zu den bekannten Dienstleistern gehören Flexera, Circle Unlimited, Intelligent Licensing und die schwedische Firma Snow. „Die genaue Kenntnis des eigenen Lizenzbedarfs verbessert die Verhandlungsposition gegenüber der SAP und die bedarfsgerechte Zuteilung von Lizenzen“, gibt Stefan Heins, Prokurist bei Circle Unlimited, zu bedenken.

Ergänzendes zum Thema
 
SAM in Öffentlichen Verwaltungen

Beispiele für Lizenzprüfungsservices

Circle Unlimited

Circle Unlimited etwa bietet cuLicense an. Das Tool sucht nach Dubletten, nach fehlender Nutzerklassifizierung und nach Mehrmandanten-Usern. Außerdem erfolgt die automatische Ermittlung des erforderlichen Benutzertyps anhand von Nutzungsverhalten und/oder vergebenen Berechtigungen.

Die Ergebnisse lassen sich korrigieren und dann ins untersuchte System zurückspielen. Dabei kann es vorkommen, dass Nutzer gesperrt werden, die schon lange nicht mehr mit der betreffenden Software tätig waren. Dann lässt sich ihre Nutzerlizenz für andere Zwecke verwenden. „Hier kann der Kunde mehr oder höherwertige Lizenzen erwerben, auf jeden Fall aber solche, die genau seinem Bedarf entsprechen“, weiß Heins. Eine Stilllegung von Lizenzen ist in aller Regel problematisch. Ratsam sind der Umtausch und die Wandlung.

CuLicense ist nach Heins' Angaben eine komplett in die jeweilige Software integrierte Lösung, mit der der Anwender Software- und sonstige Rechte innerhalb eines Systems managen kann. Damit der Anwender stets Überblick über die Vertrags- und daraus resultierende Lizenzsituation hat, werden sämtliche lizenzrelevanten Vorgänge, Dokumente, E-Mails etc. in einer digitalen Akte geführt, die per Volltextsuche durchsuchbar ist.

Neben den Lizenzen und Rechten bildet das Werkzeug auch Kosten- und Buchungszusammenhänge konsistent und transparent ab, mit der Möglichkeit zur Definition von beliebig komplexen Lizenzrechten und Lizenzmodellen, sodass stets eine bedarfsgerechte Lizenzierung gegeben sei, so der Hersteller. Der integrierte Ereignis-Agent stelle sicher, dass Termine, Fristen und Unterlizenzierungssituationen rechtzeitig festgestellt und eine entsprechende Folgeverarbeitung angestoßen werde, beispielsweise die Verlängerung oder auch die Kündigung eines Lizenz- oder Pflegevertrags.

Gerade die Fristenüberwachung ist für die Gartner-Analystin Victoria Barber von hoher Bedeutung. Wer Fristen nicht einhält, kann bei einer Nachbemessung (Auditing) durch den Lizenzgeber in die Kostenfalle laufen, die bei Unterlizenzierung zuschnappt (siehe oben).

Flexera Software

Flexera Software berücksichtigt mit seiner „Flexnet Manager Suite for Enterprises“ auch neue Lizenzmodelle für Virtualisierung, Cloud und mobile Geräte, die in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen haben. Natürlich unterstützt dieses Tool sämtliche Hypervisoren von VMware, Microsoft und Citrix, kann aber auch Citrix XenApp und VDI mit Citrix XenDesktop auswerten.

FlexNet Licensing, Flexeras Lösung für Softwarelizenzierung, soll seit kurzem eine einfache Migration von Unternehmensanwendungen auf Microsoft Azure ermöglichen. Durch die Zusammenarbeit von Microsoft und Flexera Software sollen Hersteller ihre Anwendungen auf Azure migrieren und dabei auf umfassende Monetarisierungs- und Schutzmöglichkeiten zurückgreifen können .

In der FlexNet Manager Platform sind die Produktnutzungsrechte der großen Hersteller für mobile Lizenzen hinterlegt, wie IBM, Oracle, SAP, Microsoft, Symantec und Adobe. So ist für die lizenzrechtliche Compliance vor Ort und in der Cloud gesorgt. Die Lizenzmobilitätsrechte bestimmen, wie ein Softwareprodukt geräteübergreifend in einem Unternehmen oder bei einem Dienstleister, der Anwendungen in einer Public oder Private Cloud hostet, eingesetzt werden darf. Auf Unternehmen, die auf Anwendungen in der Public oder Private Cloud umstellen, können im Rahmen von Nachbemessungen (also nachträglichem Auditing) ungeplante Mehrkosten zukommen. Die neue Funktionalität soll dieses Risiko reduzieren.

Fazit: Bedarfsgerechte Nutzungsmodelle

Gleichzeitig ist laut IDC-Studie ein deutlicher Trend weg von unbefristeten Lizenzen hin zu Abonnement- und nutzungsbasierten Lizenzmodellen zu beobachten, da Unternehmen mehr Flexibilität wünschen und mehr Nutzen aus den Softwarekosten ziehen möchten. Aktuell sagen nur noch 45 Prozent der Unternehmen, dass der Großteil ihres Softwarebestandes auf unbefristeten Lizenzen beruht. In 12 bis 24 Monaten wird dieser Anteil demnach auf 36 Prozent fallen. Alternative Lizenzierungsmodelle würden dagegen immer beliebter, hat die Studie herausgefunden.

„Manchmal hat es wenig Sinn, den vollständigen Preis für Software zu entrichten, wenn noch Unklarheit über den zu erwartenden Nutzen besteht“, sagt Steve Schmidt, Vice President of Corporate Development bei Flexera Software. „Auf ihrer Suche nach Optimierungsmöglichkeiten bevorzugen einige Unternehmen Zahlungsmodelle, mit denen sie ihre Kosten besser mit dem Nutzen in Einklang bringen können. Manche zahlen mit einem Abonnement-Modell für gewisse Zeiträume und andere setzen auf nutzungsbasierte Modelle, um nur für verwendete Features, Funktionen oder Kapazitäten zu zahlen.“ – „Wir bieten ein Framework für das Cloud-basierte Nutzungsmanagement“, sagt Mark Bishof, President und CEO von Flexera. „Damit unterscheiden wir uns signifikant vom Wettbewerb, da der Markt sich zunehmend Richtung Licensing-as-a-Service bewegt.“ Auch für SAP-Cloud-Kunden ist diese „Extension Policy“ inzwischen ein Thema.

IDC berichtet, dass mittlerweile fast ein Viertel (22 Prozent) der Hersteller angibt, der Großteil ihres Umsatzes beruhe auf Abonnement-Modellen. Neun Prozent führen an, dass nutzungsbasierte Lizenzierung für den meisten Umsatz sorgt. Nur noch etwas mehr als ein Drittel der Hersteller (35 Prozent) sagt, dass der Großteil ihrer jährlichen Lizenzumsätze vom Verkauf unbefristeter Lizenzen stamme. Das bedeutet, dass der Trend zugunsten der Nutzer verläuft. Es bedeutet zugleich, dass sie eine SAM-Lösung wählen sollten, die auch solche unterschiedlichen Lizenzmodelle verarbeiten kann. Nur dann können sie aus bedarfsgerechter Nutzung auch wirtschaftliche Vorteile erzielen.

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