Software Asset Management und Software License Optimierung

Lizenzierung muss bedarfsgerecht sein

| Autor / Redakteur: Michael Matzer / Elke Witmer-Goßner

Ein SAM-Werkzeug sollte den gesamten Lizenzmanagement-Prozess von der Inbetriebnahme bis zur Stilllegung abdecken.
Ein SAM-Werkzeug sollte den gesamten Lizenzmanagement-Prozess von der Inbetriebnahme bis zur Stilllegung abdecken. (Bild: Circle Unlimited)

Jedes Jahr verschwenden deutsche Unternehmen erhebliche Beträge, weil sie ihre Software nicht bedarfsgerecht lizenziert haben. Aber auch das Gegenteil ist der Fall: Mit Unterlizenzierung haftet im Falle einer Auditierung die Geschäftsleitung persönlich. Software Asset Management (SAM) und Software License Optimization (SLO) sind also gefragt.

Die Studie „2013-14 Key Trends in Software Pricing & Licensing Report“ von Flexera Software und IDC zeigt auf, dass Unternehmen trotz Einsparvorhaben und sinkender Softwarebudgets weiterhin Geld für Shelfware, also nichtbenötigte Software, verschwenden. Statt also Kosten zu vermeiden, provozieren sie unnötige Fehlausgaben. „Viele Unternehmen betrachten Lizenzmanagement als lästige Angelegenheit, die man eher vor sich her schiebt, und oftmals liegen keine aktuellen Zahlen über Anschaffung und Nutzung von Lizenzen vor“, berichtet Matthias Zacher, Analyst bei IDC. Die Studie belegt, dass nahezu alle Unternehmen Geld für nichtverwendete Software verschwenden: die berüchtigte „Shelfwar“, die im Regal (shelf) Staub ansetzt.

96 Prozent der Befragten gaben laut IDC an, dass zumindest ein Teil der gekauften Software als Shelfware zu bezeichnen ist. Mit 39 Prozent berichtet ein großer Teil, dass mindestens 21 Prozent, also jeder fünfte Euro der Softwareausgaben, auf Shelfware entfallen. Gleichzeitig werden Budgets stärker reduziert. Fast zwei Drittel der Unternehmen (63 Prozent) sagen, dass die Softwarebudgets in den nächsten zwei Jahren entweder stagnieren oder abnehmen werden. Die Fehlausgaben schmerzen den IT-Leiter also immer heftiger.

Unterschätztes Risiko

Aber Fehllizenzierung im Sinne von Überlizenzierung kann nicht nur finanziell zur Belastung werden. Unterlizenzierung ist zweifach riskant. „Unterlizenzierung ist in der Regel ein Verstoß gegen den Lizenzvertrag und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen“, warnt IDC-Analyst Zacher. Obendrein wird es teuer: Wenn ein Audit durch den Lizenzgeber diesen Sachverhalt aufdeckt, lizenziert er mit Bedingungen nach, die erstens der Preisliste entsprechen, also keinen Rabatt enthalten, und zweitens nimmt er per Default die teuren Nutzertypen. Bei SAP wäre dies beispielsweise der Professional User anstelle eines nur halb so teuren Standardnutzers.

„Wenn Unternehmen kein IT Asset Management installiert haben und der Software Lifecylce nicht sauber definiert ist, verlieren Unternehmen rasch den Überblick darüber, was angeschafft wurde und wer in welchem Szenario welche Lizenz nutzt“, erläutert Zacher. „Auf der anderen Seite wird Lizenzmanagement recht schnell komplex und damit sehr zeitaufwändig.“ Aber der Aufwand rechne sich in der Regel. Neben Einsparungen gehe es auch immer um eine sichere und möglichst einfache Verwaltung der Lizenzen.

Im Dschungel des Lizenzerwerbs

Die Gartner Group hat bereits 2010 eine Liste unterschiedlichster Lizenzabkommen aufgeführt. Viele Verträge kommen heutzutage einfach per Mausklick oder Häkchen zustande. Sogenannte „Shrinkware“ in Kartons hat längst ausgedient. Umso wichtiger sei es daher, so die Gartner-Analystin Victoria Barber, im Falle eines Audits genau dokumentieren zu können, welche Nutzungsrechte wann auf welche Weise erworben wurden. Ist ein Unternehmen nämlich dazu nicht in der Lage, tritt der Haftungsfall ein und führt, wie oben aufgezeigt, zu unnötigen Mehrausgaben. Barber gibt in einem Best-Practice-Papier (Gartner-Dokumente G00200958 und G00205053) detaillierte Tipps, wie beim Software Asset Management vorzugehen ist.

Abhilfe per Standard

Das Problem besteht indes für viele kleinere Unternehmen darin, überhaupt den Überblick zu behalten und regelmäßig ein Inhouse-Auditing vorzunehmen. Im Falle von SAP-Software ließe sich dies einfach mit der License Administrator Workbench (LAW) bewerkstelligen, die in jeder ERP-Software der Walldorfer vorhanden ist und einen einfachen Report über die Anzahl der SAP-Lizenzen erstellt. Der Kunde sollte diesen Bericht unbedingt erst einmal sorgfältig prüfen, bevor er ihn an Lieblings-Software-Lieferanten abschickt. Er kann sich zusätzlich an den Vorgaben der ISO-Norm 19770-2 orientieren.

In die Bresche zwischen Desorientierung, Standard-Tool und ISO-Norm springen Dienstleister, die mit eigenen Tools und Beratern Software Asset Management (SAM) leisten und Services für die Software License Optimization (SLO) offerieren. Zu den bekannten Dienstleistern gehören Flexera, Circle Unlimited, Intelligent Licensing und die schwedische Firma Snow. „Die genaue Kenntnis des eigenen Lizenzbedarfs verbessert die Verhandlungsposition gegenüber der SAP und die bedarfsgerechte Zuteilung von Lizenzen“, gibt Stefan Heins, Prokurist bei Circle Unlimited, zu bedenken.

Ergänzendes zum Thema
 
SAM in Öffentlichen Verwaltungen

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