Wo ist der Mehrwert?

Kostendiskussion wird zur Wertediskussion

| Autor / Redakteur: Dr. Alexander Becker und Bernd Worlitzer* / Elke Witmer-Goßner

Ja, wo ist er denn, der Mehrwert der IT? – Ein Frage, die Controller zu oft stellen.
Ja, wo ist er denn, der Mehrwert der IT? – Ein Frage, die Controller zu oft stellen. (Bild: Blende11.photo, Fotolia)

Unternehmen müssen konstant ihre Kosten hinterfragen und optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die IT steht in solchen Zeiten fast überall auf dem Prüfstand, da sie in vielen Unternehmen einen oft intransparenten Kostenblock darstellt.

Die entscheidende Frage für viele IT-Verantwortliche lautet meist: „Was, wie viel und wie?“, und das, ohne die Handlungsfähigkeit des Unternehmens zu gefährden. Der Effekt: IT-Service-Organisationen treffen immer wieder Aussagen wie „Wir haben 130 Prozent Arbeit, müssen aber sparen“, „Die Arbeit bleibt gleich, wir müssen aber 25 Prozent Personal abbauen“, „Von vorhandenen Aufgaben fällt nichts weg, wir sollen aber neue Services anbieten“.

Fraglich ist, ob IT-Verantwortliche überhaupt immer wissen, wie viel ein einziger Desktop-Arbeitsplatz tatsächlich kostet. Oder belegen können, ob „Bring Your Own Device“, Cloud Computing oder IT-Outsourcing für ihr Unternehmen wirtschaftlich ist. Oder eine Aussage darüber treffen können, wie sich die SAP-Betriebskosten in den kommenden Jahren entwickeln werden. Oft genug stellen die IT-Ausgaben für die Finanzverantwortlichen immer noch eine „Black Box“ dar – eine untragbare Situation für alle, die ein Unternehmen so präzise wie möglich steuern müssen. So tun sich noch viele Organisationen schwer, den Beitrag der IT zum Business zu kommunizieren. Um aus der reinen Kosten- in eine Wertediskussion zu kommen, bedarf es daher einer Neuaufstellung des IT-Finanzmanagements, damit klare Daten zur Kostenstruktur und zur tatsächlichen Nutzung der IT-Services transparent werden.

Verursacherprinzip

Den Verantwortlichen sollte klar sein: Eine wirtschaftliche IT-Steuerung nach Kosten-Nutzen-Kriterien ist nur möglich, wenn die Kosten und Leistungen der IT vollständig transparent werden. Kostentreiber für jeden IT-Service beispielsweise lassen sich am besten durch eine Modellierung der Wertschöpfungskette identifizieren. Bisherige Vermutungen werden dabei häufig widerlegt: So ist eine typische Fehlannahme, dass bei bestimmten Applikationen die hauptsächlichen Kosten im Bereich der Infrastruktur zu finden sind. Oft sind der Applikations-Support, hohe Verfügbarkeits-Anforderungen oder Lizenzkosten überraschenderweise die eigentlichen Kostentreiber. Nur wer die echten Kostentreiber kennt, kann effektive Kostensenkungs-Strategien und Incentives zum Umgang mit teuren Ressourcen definieren.

Sämtliche Produktionsschritte bzw. Stückkosten für ein IT-Produkt (wie z.B. „PC-Arbeitsplatz Buchhaltung“) müssen dazu klar definiert sein, um die tatsächlichen Herstellkosten zu ermitteln. Darüber hinaus gilt es, eine „klassische“ Kostenträgerrechnung auf der Grundlage einer durchgängigen Prozesskostenkalkulation zu etablieren. Ziel ist es, IT-Kosten so exakt wie möglich den tatsächlichen Leistungen und Leistungsnehmern zuzuordnen, um den Gemeinkostenanteil deutlich zu verringern und IT-Services insgesamt besser steuerbar zu machen. Hierfür müsste künftig ein noch höherer Steuerungsaufwand betrieben werden, was jedoch angesichts der ohnehin schon angespannten Ressourcensituation im IT-Bereich unmöglich erscheint.

Erschwerend hinzu kommt, dass die im IT-Controlling eingesetzten Werkzeuge – wie SAP, „Microsoft Excel“ oder „Access“-Eigenentwicklungen – offensichtlich nicht in der Lage sind, die benötigte Kostentransparenz herzustellen, IT-Services zu standardisieren und Steuerungsprozesse effektiv zu automatisieren. Ein ERP-System ist grundsätzlich nur bedingt für die Belange der IT ausgelegt. Insbesondere die starren Kostenstellenstrukturen erschweren eine flexible IT-Steuerung nachhaltig. Microsoft Excel, das vorwiegend als Standardplanungswerkzeug im Controlling eingesetzt wird, hat große Schwachstellen in der dezentralen Planung. Man denke dabei nur an die Fehleranfälligkeit durch riesige, unübersichtliche Spreadsheets, fehlende Multi-User-Fähigkeit oder die Schnittstellenproblematik mit dem führenden Buchungssystem.

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