Fileee, Dropscan, ProBinder & Co.

Interessante Lösungen für Dokumenten-Management in der Cloud

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Elke Witmer-Goßner

Manchmal ist weniger mehr. Deshalb macht es für viele Unternehmen Sinn, sich abseits großer DMS-Lösungen mit cloud-basierten Alternativen vertraut zu machen.
Manchmal ist weniger mehr. Deshalb macht es für viele Unternehmen Sinn, sich abseits großer DMS-Lösungen mit cloud-basierten Alternativen vertraut zu machen. (Bild: Vladislav Kochelaevs, Fotolia)

Neben dem lokalen Betrieb eines DMS-Systems macht es für viele Unternehmen Sinn, Dokumente auch in der Cloud zu speichern. Mobile Mitarbeiter können so schneller und effizienter ihre Dokumente speichern und nutzen. Unternehmen ersparen sich dadurch den Betrieb eines eigenen Servers. Der Einstieg ist auf diesem Weg schnell möglich.

Microsoft stellt mit Office 365 auch SharePoint Online zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine sehr umfangreiche Lösung, um auch Dokumente zu verwalten. Der Funktionsumfang entspricht in etwa SharePoint Server 2013. Für viele Unternehmen ist der Funktionsumfang aber fast zu groß und die Bedienung oft unkomfortabel. Aus diesem Grund kann es durchaus Sinn machen auf andere Systeme für Dokumenten-Management in der Cloud auszuweichen. Wir zeigen einige der interessantesten Lösungen in diesem Bereich.

Deutsches DMS mit Fileee

Fileee ist ein bekannter deutscher Cloud-Dienst für DMS. Das Tool kann Dokumente per E-Mail erhalten, sowie von Dropbox importieren. Wenn ein Dokument in Fileee importiert ist, besteht die Möglichkeit wichtige Daten wie Adresse, Kontonummern und mehr auszulesen und zu verwenden. Für den Dienst gibt es zudem Apps für Android und iPhones/iPads. Mit diesen Apps können Anwender Dokumente fotografieren und direkt in die Cloud zu ihrem Konto hochladen. Sobald der Nutzer ein Konto eröffnet hat, kann er Dokumente sogar auf dem Postweg versenden und auf diesem Weg in der Cloud verfügbar machen.

Die Grundfunktionen in Fileee sind kostenlos. Für Zusatzfunktionen wie der Scandienst fallen aber Kosten an. Der Preis ist dabei abhängig von den verwendeten Dokumenten. In Filee können Sie gespeicherte Dokumente auch freigeben, damit mehrere Anwender im Unternehmen, oder externe Benutzer wie Steuerberater oder Kunden auf einige Dokumente zugreifen können.

Für den PC gibt es keine spezielle Software, sondern einen Webclient. Dieser funktioniert auf allen aktuellen Browsern. Nach der Anmeldung über eine beliebige E-Mail-Adresse steht der Dienst bereits zur Verfügung. Durch die Anmeldung erhalten Anwender eine E-Mail-Adresse beim Anbieter. Senden Benutzer eine E-Mail mit einem Dokument an diese Adresse, wird diese in den Dienst eingebunden. In den Optionen lassen sich auch Dienste wie Dropbox, Web.de, Gmail und GMX mit dem Dienst verbinden und Daten automatisch synchronisieren. Durch die schnelle Aktivierung des Dienstes steht einem Test nichts im Wege, eine komplizierte Einrichtung und die Weitergabe sensibler Daten entfällt.

Briefe mit ProBinder digitalisieren

Ein weiterer deutscher Anbieter für DMS ist ProBinder. Auch dieser Dienst steht generell unentgeltlich zur Verfügung, lässt sich aber mit kostenpflichtigen Diensten ergänzen. Für einen ersten Test entstehen allerdings keine Kosten, es lassen sich bis zu 200 MB in der Cloud speichern, in einer Dateigröße mit 10 MB. Von der Optik her orientiert sich ProBinder an der Darstellung von Ordnern, so dass auch wenig IT-geübte Anwender mit dem Produkt zurechtkommen.

Inhalt des Artikels:

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 42516211 / Archivierung)