Einheitliche Digitalisierung der Schriftgutverwaltung

Industrie 4.0 gelingt nur ohne Aktenwirrwarr

| Autor / Redakteur: Lutz Varchmin * / Florian Karlstetter

Zu viel Papier behindert Industrie von morgen. Moderne ECM-Systeme können das Problem lösen.
Zu viel Papier behindert Industrie von morgen. Moderne ECM-Systeme können das Problem lösen. (© Dmitry - Fotolia.com)

Viele traditionelle Arbeitsprozesse behindern innovative Strategien in der Fertigung: Produktionsunternehmen sollten daher verstärkt auf eine Digitalisierung ihrer Schriftgutverwaltung setzen.

Industrie 4.0 ist eines der Trendthemen schlechthin. Wie kann die Digitalisierung der Fertigungstechnik vorangetrieben werden? Wie lassen sich Smart Factories verwirklichen, die flexibel auf neue Anforderungen reagieren, Ressourcen effizient nutzen und die Kommunikation zu Kunden und Partnern optimieren?

Fest steht: Unternehmen, die sich Industrie 4.0 auf die Fahnen schreiben und ihre Produktion modernisieren wollen, können dies nur nachhaltig realisieren, wenn sie auch ihre Dokumentenverwaltung überdenken, vernetzen und automatisieren. Enterprise Content Management – entweder On-Premise oder in der Cloud – hilft diesem Vorhaben auf die Sprünge.

„Künftig steuern Produkte ihren Fertigungsprozess selbst und nach individueller Nachfrage. Basis dieser Entwicklung sind cyber-physische Systeme, die reale Objekte mit der virtuellen Welt verbinden“, so beschreiben die Wissenschaftler der Fraunhofer Gesellschaft das Schlagwort Industrie 4.0. Das Problem vieler produzierender Betriebe: Die Dokumentation fertigungsbegleitender Prozesse erfolgt häufig nach wie vor auf Papier – ein ineffizientes und unflexibles vorgehen, dass den Wandel zur Industrie 4.0 bremsen kann.

Content Management in vielen Unternehmen noch nicht angekommen

Zahlen des Branchenverbands BITKOM zeigen: Jedes dritte mittelständische Unternehmen in Deutschland setzt Document- und Content-Management-Systeme noch immer nicht unternehmensweit ein. Und dies obwohl den Verantwortlichen die Vorteile solcher Systeme durchaus bekannt sind. Hinzukommt, dass nur sieben Prozent der Unternehmen, die entsprechende IT-Lösungen lediglich in einzelnen Geschäftsbereichen einsetzen. Eine Verknüpfung der verschiedenen Systeme findet nicht statt. Zahlreiche, separate Insellösungen verhindern einen transparenten Überblick und eine verlässliche Zusammenführung der Daten für die innovative Entscheidungsfindung zusätzlich.

Papier behindert Industrie von morgen

Welche Auswirkungen das haben kann, mag dieses Beispiel veranschaulichen: Die Entwicklung eines Fahrzeugs nimmt rund drei Jahre in Anspruch. Es folgt ein Produktlebenszyklus von rund sieben Jahren. Ersatzteile werden zumeist bis zu 15 Jahre geliefert, Laufzeiten je nach Modell vielleicht verlängert. Hieraus ergibt sich eine Produktlebenszeit von mindestens 25 Jahren.

Nicht zu vergessen die bis zu 40 Jahre betragende Aufbewahrungsfrist für Produktions- und produktbegleitende Dokumente – von Unterlagen aus Engineering und Fertigung und dem Supply Chain- sowie Materialmanagement, über solche aus der Qualitätssicherung bis hin zu Handbüchern und Betriebsanleitungen. Hierbei kommen Millionen Seiten Papier, tausende Stunden Kopieren, Scannen oder Drucken sowie jede Menge Diskussionen zusammen, wenn ein wichtiges Dokument nicht auffindbar ist oder Daten nicht stimmig sind. Wie soll so eine selbststeuernde, hochflexible Fertigung gelingen?

Zugespitzt ließe sich sagen: gar nicht. Das händische Ausdrucken, Kopieren, und Bearbeiten von Lieferbescheiden, Rechnungen, Handbüchern, Mängelberichten oder Qualitätskarten kostet schlicht zu viel Zeit. Eine Isolierung der verschiedenen Workflows und Prozesse sorgt zudem dafür, dass Daten nicht zusammengeführt, verknüpft und effizient genutzt werden können – alles zentrale Voraussetzungen für den Betrieb einer datengetriebenen „Smart Factory“.

ECM modernisiert alle relevanten Dokumentenprozesse

Neuartige ECM-Systeme lösen Probleme wie diese. In Verbindung mit intelligenten Verfahren zur Erfassung schriftlicher Unterlagen, auch Capture-Lösungen genannt, ermöglichen sie die nahezu umfassende Digitalisierung der gesamten fertigungsbegleitenden Schriftgutverwaltung. Software für die automatisierte Verwaltung von Inhalten jeder Art vereinfacht das Management über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Zudem lassen sich Geschäftsprozesse effizienter beschreiben, entwerfen, ausführen und verbessern.

Bestandteil einer ECM-Lösung ist darüber hinaus das automatische Extrahieren von Daten und deren teilautomatische Weiterverarbeitung etwa durch automatisches „Routing“ (Weiterleiten) von Informationen an nachgelagerte Systeme. Damit nicht genug: Auch das Suchen, Finden, Analysieren und Bereitstellen exakter Informationen werden von modernen ECM-Lösungen adressiert. Vorausgesetzt, die Digitalisierung der Schriftgutverwaltung wird nicht als einzelne, isolierte Aufgabe betrachtet und umgesetzt, sondern als strategisch anzulegendes Zusammenspiel verschiedener Bereiche und Systeme zur Optimierung aller relevanten Prozesse, Geräte und Dienstleistungen.

Gebändigte Datenflut in Automobilindustrie

Ein konkretes Beispiel: Bis zu 16.000 Seiten Papier verarbeiten die Fabrikmitarbeiter eines der größten deutschen Automobilhersteller täglich. Hierzu gehören neben Lieferscheinen, Rechnungen, Belegen und Prüfberichten auch handschriftliche Mängellisten, Laufkarten und Post-its mit Hinweisen auf Fehler oder Schäden.

Dies sind fast sechs Millionen Schriftstücke pro Jahr, die gelesen, kopiert, bearbeitet und abgelegt werden müssen – fehlerfrei und so effizient wie möglich. Denn die meisten Unterlagen gehören zur fertigungsbegleitenden Dokumentation, die jederzeit lückenlos und verlässlich sein muss.

Damit dies gelingt, setzt der Automobilhersteller seit Jahren eine zentrale ECM-Lösung ein. Diese führt sogar „harte“ Fertigungsinformationen wie beispielsweise Sensor- und Logdaten aus Maschinen, übersichtlich zusammen und archiviert diese. Das hilft, Kosten zu sparen, Fehler zu vermeiden und die Flexibilität zu erhöhen.

Mehr Flexibilität durch ECM aus der Cloud

Noch flexibler – und noch näher dran am Industrie-4.0-Ideal höchstmöglicher Flexibilität – als das System des Fahrzeugherstellers im Beispiel sind ECM-Systeme aus der Private- oder Virtual-Private-Cloud. Einer Studie von Forrester zufolge nutzen bereits einige Unternehmen derartige Cloud-Services, 39 Prozent davon verwenden die entsprechenden Dienste für ihr „Aktenmanagement“.

Cloud-ECM nimmt im deutschsprachigen Raum Fahrt auf

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11.04.14 - Die steigende Vielfalt und Verfügbarkeit von Cloud-Einsatzmöglichkeiten drängt die IT, jetzt auch den besten Weg zur Umsetzung und zum Einsatz von Enterprise-Content-Management-(ECM)-Lösungen zu finden, stellt das Marktforschungsunternehmen Forrester fest. lesen

Dafür haben sie gute Gründe, die der Branchenverband BITKOM in einem seiner Leitfäden zusammenfast: ECM-spezifische IT-Leistungen „aus der Wolke“ lassen sich noch bedarfsgerechter nutzen als herkömmliche Installationen. Sie werden in Echtzeit als Service über ein Netzwerk bereitgestellt und nach Nutzung abgerechnet.

Die ECM-Lösungen werden von einem Provider betrieben, der auch für Wartung und Upgrades zuständig ist – ein weiterer Aspekt, der Unternehmen Aufwand und Kosten spart. Anwender bezahlen je nach Nutzungsumfang, -intensität und -dauer. Das spart Investitionskosten und verschafft den Unternehmen Spielraum, um sich besser auf die Herausforderung der Industrie 4.0 vorbereiten zu können.

Trotz dieser Vorteile sehen gerade Industrieunternehmen Cloud-Lösungen meist noch immer kritisch, vor allem auf Grund von Befürchtungen bezüglich IT- und Datensicherheit. Einer Studie der Unternehmensberatung Softselect zufolge lehnen derzeit noch immer rund 85 Prozent der Unternehmen Cloud-ECM-Systeme als zu unsicher ab.

Doch diese Befürchtung scheint schon heute nur noch schwer begründbar – es stehen inzwischen genügend gut gesicherte Dienste zur Verfügung, die umfassend verschlüsselt und in Deutschland gehostet werden. Zudem arbeiten sowohl die EU mit ihrem Projekt „CoCo-Cloud“ (kurz für: „Confident and Compliant Clouds“) als auch das Fraunhofer Institut mit seinem „Virtual Fort Knox“ an noch besser geschützten und hoch-vertrauenswürdigen Cloud-Umgebungen. Letzteres Projekt ist schon so weit fortgeschritten, dass interessierte Anwender bereits erste gewerbliche Anwendungen im Fort-Knox-Marketplace anmieten können.

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Fazit des Autoren

* Lutz Varchmin ist Director Sales Direct DACH CEE bei Perceptive Software.

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