Knowledge Worker und die Demokratisierung der IT

Gebt den Mitarbeitern das Kommando!

| Autor / Redakteur: Oliver Blüher* / Florian Karlstetter

Knowledge Worker brechen mit der Diktatur einer starren IT-Infrastruktur, die allzu oft vorbei an ihren Bedürfnissen herrscht. Die damit einhergehende Demokratisierung der IT in Unternehmen zwingt CIOs zu einem radikalen Rollenwechsel.
Knowledge Worker brechen mit der Diktatur einer starren IT-Infrastruktur, die allzu oft vorbei an ihren Bedürfnissen herrscht. Die damit einhergehende Demokratisierung der IT in Unternehmen zwingt CIOs zu einem radikalen Rollenwechsel. (Bild: Dropbox)

Es ist eine leise Revolution, die CIOs läuten hören: eine Revolution der IT am Arbeitsplatz. Knowledge Worker brechen mit der Diktatur einer starren IT-Infrastruktur, die vorbei an ihren Bedürfnissen herrscht. Immer mehr Unternehmen stoßen auf das Problem, dass sie beispielsweise teure On-Premises-Software oder SaaS-Lösungen einkaufen, sie ausrollen und dann ihr Potenzial nicht voll ausgeschöpft wird.

Die Anwender in den Unternehmen werden zunehmend selbstständiger und wählen die Tools, mit denen sie ihre individuellen Ziele erreichen und so zum Unternehmenserfolg beitragen können, selbst. Dies tun sie, weil sie die Wahl haben, sich mündig fühlen und ihnen die Unternehmens-IT nicht schnell genug Möglichkeiten aufzeigt. Eine neue Art der IT, die eine Alternative zur traditionellen und sequenziellen Bereitstellung von IT darstellt, ist damit längst auf dem Vormarsch.

In der 2016 durch das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG veröffentlichten Studie „The Creative CIO“ gaben 84 Prozent der CIOs an, die Digitalisierungs-Strategie ihres Unternehmens nicht mehr selbst bestimmen zu können, sondern in Abstimmung mit einem zunehmend größeren Kreis an Kollegen.

Aktuelle Ergebnisse der IDC-Studie „Mobile Content Management in Deutschland“ zeigen, dass Wissensarbeiter in Deutschland 42 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Arbeit an Dokumenten verbringen. Gleichzeitig befindet sich dieser Kernbereich des Arbeitens im Wandel: Mehr als jeder Zweite arbeitet nach IDC-Einschätzung zumindest ab und an von unterwegs. Die Arbeitsweisen werden also zunehmend mobiler – und somit müssen es auch die Daten und Dokumente werden.

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter inzwischen selbstbewusster und auch anspruchsvoller werden, wenn es um das IT-Equipment ihrer Arbeitsplätze geht. Sie erwarten eine hervorragende Ausstattung, die ihre Produktivität steigert. Laut der IDC-Studie „Advanced Workplace Strategies“ zählen 46 Prozent der Young Professionals die Modernisierung der IT-Arbeitsplätze zu den drei wichtigsten Aufgaben der Unternehmens-IT in den kommenden zwei Jahren.

Ein großer Punkt der Unzufriedenheit mit ihrem IT-Equipment: der mobile Zugriff auf Unternehmensanwendungen. Dieser ermöglicht ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten, verbessert die Mitarbeiterproduktivität und die internen Prozesse. Allerdings können die befragten Wissensarbeiter im Durchschnitt nur auf knapp die Hälfte der für sie relevanten Anwendungen zugreifen.

The New IT, oder: Raus aus der Opferrolle!

CIOs haben drei Möglichkeiten, wie sie mit der neuen Mündigkeit der Unternehmensanwender umgehen: sie können diese Entwicklung weiter ignorieren, sie können die ins Unternehmen gebrachten Tools blockieren oder sie können sie für sich annehmen. Die letzte Möglichkeit ist sicherlich die hilfreichste, die die IT-Entscheider aus ihrer Verweigererrolle holt. Den dringend benötigten, radikalen Kulturwandel verspricht die „New IT“ – oder besser: eine Demokratisierung der IT, welche bedeutet, dass Fachbereiche und Technologieverantwortliche eng zusammenarbeiten und jeweils ihre Interessen vertreten dürfen. Denn: Führende und innovative Technologieverantwortliche betrachten, welche Tools ihre Unternehmensanwender im privaten Bereich für sich bereits angenommen haben und übernehmen diese in den Unternehmenskontext, um eine hohe Akzeptanz und Nutzungsrate zu gewährleisten.

Noch vor einigen Jahren war ein Großteil der CIOs der Meinung, dass sich nur mit einer kohärenten Strategie eine Anwendungsumgebung an den Geschäftszielen ausrichten lässt. Die IT-Verantwortlichen sehen sich jedoch einem nicht mehr zu bremsenden Wildwuchs an Anwendungen und Devices gegenüber. Und haben gleichzeitig Bedenken in puncto Security und Compliance.

Hinzu kommt, dass sie bei ihrer IT-Revolution oft selbst auf Widerstände aus dem höheren Management stoßen: Zögern oder gar Angst gegenüber neuen Technologien sowie die Sorge vor zu hohen Kosten. Um sich nicht am Ende selbst abzuschaffen, müssen CIOs innerhalb dieses Transformationsprozesses ihre Rolle neu definieren. Die New IT bringt nicht nur große Herausforderungen mit sich, sondern bietet den Technologieverantwortlichen auch große Chancen – denn sie entwickeln sich vom typischen Technologie-Provider und -verwalter hin zum Service Provider sowie zum kreativen Initiator. Für die IT bietet sich also die Chance, durch moderne Devices, eine geräteunabhängige Bereitstellung von Applikationen und Dokumenten sowie durch moderne Management-Werkzeuge einen spürbaren Mehrwert für Management, Anwender und Kunden zu generieren. Indem die IT-Verantwortlichen Nutzern die Tools bieten, die sie auch gerne nutzen möchten, werden sie zu Enablern von New Work.

Um die Digitalisierung in Unternehmen zukunftsfähig zu gestalten, sollten die Technologieverantwortlichen nah an die unterschiedlichen Typen von Wissensarbeitern und Teams herantreten und herausfiltern, welche Bedürfnisse diese haben und welche Anforderungen an die Technologien an ihrem Arbeitsplatz damit einhergehen. Denn: IT-Innovationen entstehen idealerweise dort, wo sie später auch zum Einsatz kommen – in den Fachabteilungen. Am Ende des Tages muss die IT agil, endnutzerzentriert und mit allen Unternehmensbereichen verschmolzen sein.

Spagat zwischen Autorität und Technologiefreiheit, oder: Demokratisierung ohne Chaos

Gartner führte 2015 ein Konzept ein, das genau darauf abzielt: die Bimodale IT. Die zweigeteilte IT soll dem CIO helfen, den Spagat zwischen der Forderung nach sicheren und in ihrem Verhalten vorhersehbaren Kernsystemen (Modus 1) mit der Notwendigkeit für eher experimentelle, agile und Innovationen vorantreibende Applikationen (Modus 2) zu meistern. Nach Gartners Ansatz sind die beiden Modi miteinander verwoben und stehen in Wechselwirkung zueinander. CIOs haben damit die Möglichkeit, ihre Systeme nach und nach zu öffnen, agiler zu machen und so Kollaboration bzw. Innovationen zu ermöglichen. Gleichzeitig behalten sie weiterhin die Hoheit über die IT-Infrastruktur und Sicherheitsthemen.

Oliver Blüher, Country Manager DACH & Nordics, Dropbox.
Oliver Blüher, Country Manager DACH & Nordics, Dropbox. (Bild: Dropbox)

Damit die bimodale Praxis funktioniert, muss zugleich die Mündigkeit der Mitarbeiter anerkannt werden. Sie müssen ihre Bedürfnisse verstanden wissen und die IT als Partner bei der Erfüllung dieser anerkennen. Gleichzeitig sollte über Mitarbeiterschulungen das Sicherheitsbewusstsein der Workforce im Umgang mit Dokumenten und sensiblen Daten geschärft werden. So wird ein optimales Verhältnis zwischen Selbstbestimmung der Mitarbeiter und hohen Adaptionsraten neuer Technologien sichergestellt. Das große Ziel rückt damit in greifbare Nähe: starre Strukturen von einer demokratischen Unternehmens-IT abzulösen, die den Menschen und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt – und damit Kollaboration und Innovation fördert.

* Oliver Blüher ist Country Manager DACH & Nordics bei Dropbox

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