ERP aus der Cloud - ein Stimmungsbild

ERP-Pakete aus der Cloud müssen performant, sicher und anpassbar sein

| Autor / Redakteur: Michael Matzer / Florian Karlstetter

ERP aus der Cloud - ein aktuelles Stimmungsbild.
ERP aus der Cloud - ein aktuelles Stimmungsbild. (Bild: © putilov_denis - Fotolia.com)

Die Nutzung von betriebswirtschaftlicher Standard-Software (ERP) ist kein Vorrecht von Großunternehmen mehr. Eine Umfrage des Bitkom stellte kürzlich fest: KMUs haben mächtig aufgeholt – und bereits jede dritte Public-Cloud-Anwendung kommt aus dem Bereich ERP. Darüber, welche Anforderungen Cloud-ERP erfüllen sollte, stimmen die Experten der Anbieter weitgehend überein.

Bevor sich ein Interessent für einen Anbieter von Cloud-ERP entscheidet, muss er erst einmal klären, welches Bezugsmodell für ihn das passende ist. Denn die Wahl des entsprechenden Dienstleisters entscheidet darüber, wie anpassbar, umfangreich, sicher und performant das künftige Cloud-ERP-Paket sein darf bzw. soll. Eine Größe, die für alle passt? Das gibt es im ERP-Bereich, im Unterschied zu Produktivitätspaketen wie MS Office 365, nur selten. Denn schließlich muss eine ERP-Lösung immer auch die Prozesse des Unternehmens widerspiegeln, und die sind in aller Regel sehr individuell.

"Unternehmen in einer Aufbau- oder Modernisierungsphase greifen eher zu einem SaaS-Modell", weiß Michael Bzdega, Solution Architect Business Cloud bei proAlpha Software. "Hier bezieht das Unternehmen Software, IT-Services, Support und Hosting aus einer Hand. Die Anwendung ist sehr schnell verfügbar und bedingt keine hohen Anfangsinvestitionen in Softwarelizenzen und Hardware."

Aber es gibt noch andere Optionen. "Das Hosting des ERP-Systems in der Cloud ist eine interessante Alternative für Unternehmen, die ihre IT verschlanken oder ihre ERP-Lösung nicht selbst betreiben möchten", argumentiert Bzdega. "Soll kurzfristig beispielsweise eine neue Produktionsstätte im Ausland angebunden werden, kann eine Mischform aus On-Premise und in der Cloud betriebenem ERP das Modell der Wahl sein." Mit anderen Worten: die Hybrid-Cloud.

Customizing

Ein zentraler Aspekt bei der Auswahl ist die individuelle Anpassbarkeit und Integrierbarkeit einer Cloud-ERP-Lösung. "Ein ERP-System muss individualisierbar sein, auch wenn die Lösung aus der Cloud bezogen wird", fordert Bzdega. "Denn nur dann werden die Geschäftsprozesse im Unternehmen adäquat abgebildet." Dies schließe mit ein, dass bereits vorhandene betriebsspezifische Erweiterungen am ERP-Standardsystem bei einem Umzug problemlos mit in die Cloud übernommen werden könnten.

In der Regel kann jeder Hersteller und Betreiber die Erweiterung einer Cloud-ERP-Lösung gewährleisten, aber das wirft ein Problem auf: Zuviel Customizing verringert das Maß an Standardisierung und erhöht die Herausforderungen hinsichtlich Updates, Upgrades und Migration auf ein größeres, etwa ein branchenspezifisches ERP-Paket. Rainer Zinow von SAP sieht aber auch einen Bonus in der Cloud-Migration: "Das Rollout eines komplett neuen ERPs bietet für mittelständische Unternehmen eine Gelegenheit, bisherige Insellösungen, die nebeneinander existiert haben, zu konsolidieren."

Erweiterung und Integration

Thomas Kombrecht ist Produkt Marketing Manager für die Microsoft Dynamics-Produkte.
Thomas Kombrecht ist Produkt Marketing Manager für die Microsoft Dynamics-Produkte. (Bild: © Microsoft)

"Kleine Unternehmen, die aus ihren Bestandslösungen herauswachsen, benötigen oft Funktionen, die dem Unternehmenswachstum folgen, beispielsweise in der Warenwirtschaft", erläutert Thomas Kombrecht, Produkt Marketing Manager für die Microsoft Dynamics-Produkte. "Hingegen erfordern bestimmte Branchen auch spezifische Funktionen. MS Dynamics NAV (vormals von Navision) ist einerseits von Beginn an so konzipiert, dass es das Wachstum von Unternehmen nachhaltig unterstützt und verfügt andererseits über ein Partnernetzwerk mit einem breiten Portfolio an Speziallösungen für Branchen oder branchenneutrale Workloads."

Es ist also von Vorteil, dass Partner ihre Erweiterung des ERP-Pakets reibungslos in die Cloud bringen und mit dem Zentralpaket koppeln können. Sowohl Generalisten wie SAP und Microsoft als auch Branchenspezialisten wie ProAlpha können ein solches Ökosystem vorweisen. Rainer Zinow von SAP berichtet: "SAP Cloud-Lösungen sind für eine Vielzahl von Schnittstellen konzipiert. Damit ist es möglich, die besten Cloud-Lösungen mit dem ERP zu verbinden, die Anzahl der Nutzer im System zu erweitern oder die Zusammenarbeit innerhalb der Wertschöpfungskette zu verbessern." SAP hatte beispielsweise 2016 die Aufgabe, seine Cloud-Lösungen von Ariba, Concur und Fieldglass miteinander zu verbinden.

Kürzlich hat Microsoft seine ERP-Suite MS Dynamics 365 Deutschland mit MS Office 365 integriert und in der deutschen Cloud bereitgestellt. " Teilweise ist es nicht mehr erforderlich, den gewohnten Office-365-Client zu verlassen, sondern die Vorgänge können direkt in MS Outlook bearbeitet werden", so Kombrecht.

Service Level, Performance und Bedienbarkeit

Dass die Antwortzeiten der Cloud-Lösung für die Akzeptanz durch die Nutzer ausschlaggebend sind, wird manchmal bei der Auswahl übersehen. Frustrierte Anwender nutzen keine Software, die im Schneckentempo arbeitet. Wenn der Dienstleister aber zu wenig Arbeitsspeicher bereitstellt, zu langsame Netzwerke betreibt oder kaum Support leistet, muss der SLA-Vertrag dringend nachgebessert werden.

Auch in der Auswertung ist Geschwindigkeit gefragt. Was nützt einem ein Report mit veralteten Zahlen? "Wenn Daten aufbereitet in einem Report vorliegen, sind sie selten vollständig und oft bereits veraltet", weiß Rainer Zinow von SAP. "Dabei ist ein reelles Abbild der aktuellen Geschäftssituation kritisch für beinahe alle Bereiche im Unternehmen, um damit jede Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dafür sollten die Daten einheitlich über das ganze Unternehmen geführt und zugänglich sein, ohne Daten in zweifacher Ausführung." Aber auch die Bedienbarkeit einer ERP-Lösung ist ausschlaggebend für die Produktivität ihrer Anwender. Sie sollte beispielsweise Responsive Design mit HTML5 oder gleich entsprechend native Apps für Mobilgeräte unterstützen.

Datensicherheit und -schutz

Michael Bzdega ist Solution Architect Business Cloud bei proAlpha Software.
Michael Bzdega ist Solution Architect Business Cloud bei proAlpha Software. (Bild: ©ProAlpha)

"Viele mittelständische Unternehmen fühlen sich zunehmend überfordert, wenn sie sich mit immer höherem Aufwand vor IT-Sicherheitsbedrohungen, wie Hackerangriffen, Viren oder Spionage, schützen müssen", berichtet Michael Bzdega von ProAlpha. "Mit der Cloud-Lösung von proAlpha profitieren insbesondere kleinere Firmen von einem Sicherheitslevel, das sie sich im Eigenbetrieb möglicherweise nicht leisten könnten. IT-Sicherheitsspezialisten beschäftigen sich Full-Time mit der Server- und Datensicherheit und setzen dabei auch alle rechtlichen Vorgaben um."

Die o.a. Bitkom-Umfrage hat herausgefunden, dass für das Gros der Mittelständler Security eine der primären Hürden ist, die viele Unternehmen noch vor den Angeboten aus der Public Cloud abschrecken. In diesem Punkt können sich Anbieter profilieren, und der Interessent sollte stets fragen: "Hey, wo liegen meine Daten?"

Auch die Frage, wie man die Daten zurückbekommt, wenn der Provider pleitegeht oder aufgekauft wird, ist relevant. Vor dem Hintergrund der im Mai 2018 anstehenden Verschärfung der Datenschutzrichtlinien im Rahmen des GDPR gewinnen insbesondere Datenschutzfragen an Brisanz. Doch nicht jeder Hersteller weiß in dieser Hinsicht zu brillieren. Microsofts derzeitige Leistungen könnten als Orientierungspunkt dienen.

Hinsichtlich Datenschutz:

  • Microsoft unterstützt die EU Model Clauses der Artikel-29-Gruppe ;
  • Die Ziele der weiterführenden Datenschutz-Grundverordnung stimmen mit dem bereits seit langem bestehenden Commitment von Microsoft im Hinblick auf Sicherheit, Datenschutz und Transparenz überein;
  • Microsoft hält internationale Datenschutzgesetze im Hinblick auf die Übertragung von Kundendaten über Landesgrenzen hinweg ein;
  • Microsoft gibt keine Daten, die in der Microsoft Cloud gehostet werden, an Regierungs- oder Justizbehörden weiter, es sei denn, dies entspricht Ihren Anweisungen oder ist gesetzlich vorgeschrieben (siehe dazu die Stichwörter "Patriot Act" und "Safe Harbor");
  • Die Compliance wird von unabhängigen Dritten geprüft (Auditing, etwa nach ISO 27001).

Hinsichtlich Datensicherheit:

Microsoft investiert kontinuierlich in das Thema Datensicherheit hinsichtlich

  • Sicherheit von Design und Betrieb (weitere ISO-Normen)
  • Verschlüsselung
  • Identitäts- und Zugriffsverwaltung (IAM)
  • Bedrohungsverwaltung
  • Überwachung und Protokollierung
  • Netzwerksicherheit

Rainer Zinow von SAP resümiert: "ERP-Pakete für Unternehmen jeder Größe sollten mehrfach gesichert sein." Und er ergänzt: "Neben digitaler Sicherheit der Software ist es daher auch wichtig, dass das Rechenzentrum der Cloud-ERP-Lösung vor ungewollten physischen Zugriffen sicher ist."

SAP Business ByDesign in der Praxis - ein Anwenderbeispiel

Rainer Zinow ist Senior Vice President für SAP Business ByDesign Solution Strategy bei SAP.
Rainer Zinow ist Senior Vice President für SAP Business ByDesign Solution Strategy bei SAP. (Bild: © SAP)

Wie hilfreich die korrekte Auswahl der passenden Cloud-ERP-Lösung sein kann, illustriert das US-Unternehmen Skullcandy, das hochwertige Ohr- und Kopfhörer herstellt, die Kultstatus genießen. Skullcandy, ein mittelständischer Hersteller, hat sich für das Cloud-basierte "SAP Business ByDesign" als ERP-System entschieden. "Auf diese Weise realisieren sie die Bereiche Finanzierung, Einkauf, Inventarverwaltung und Auftragsverwaltung", berichtet Zinow.

Im Zuge des Unternehmenswachstums wurde die Lösung so erweitert, dass die Lieferlogistik an Dienstleister ausgelagert wurde. Dennoch sieht Skullcandy alle Aufträge und lieferbezogenen Informationen. Außerdem kamen Funktionen für den Omni-Channel-Vertrieb und für weitere Finanzaufgaben hinzu.

"SAP Business ByDesign hat Skullcandy auf ihrem Wachstumskurs geholfen, indem es dem Unternehmen eine Paketlösung bereitgestellt hat und somit Firmenübernahmen, die internationale Expansion, den Börsengang sowie den Ausbau des Kundenstammes mittels EDI (Electronic Data Exchange) erleichtert hat." Ein weiteres Unternehmen, das SAP Business ByDesign erfolgreich für seine Expansion nutzt, ist die Schweizer Firma Hilti, die für ihre Hochleistungsbohrmaschinen bekannt ist.

Fazit

Jahrelang haben ungelöste Probleme wie Customizing, Performance und vor allem Security die hiesige Nutzung von Cloud-ERP-Lösungen ausgebremst. Mittlerweile scheinen die Hersteller Antworten auf diese Herausforderungen gefunden zu haben, so etwa indem sie die Sicherheit ihrer Rechenzentren stark erhöhten und – wie etwa Microsoft - ihre Lösungen in einer rein deutschen Cloud, die deutschem Recht unterliegt, bereitstellen.

Auch die Integration von ERP-Modulen sowie ihre Anpassung ist kein Thema mehr. Bleibt nur noch, die Hürde der letzten Meile zu lösen. Breitbandverbindungen gibt es nämlich nicht überall. Weil die Forderungen der Telekom für diese letzte Meile (mit Lichtwellenleiter, Richtfunk usw.) fünfstellige Summen betragen, denken ERP-Anwender draußen hinterm Deich immer noch über den Einsatz von Brieftauben nach…

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