Dokumentenmanagement

Effiziente HR-Prozesse dank digitaler Personalakte

| Autor / Redakteur: Matthias Edel * / Florian Karlstetter

Vorteile der digitalen Personalakte aus der Cloud.
Vorteile der digitalen Personalakte aus der Cloud. (momius - Fotolia.com / Forcont)

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Ein Fall aus der Praxis: asgoodasnew electronics, Spezialist für generalüberholte und geprüfte Gebraucht-Elektronik optimiert Dokumentenmanagement mit „forpeople“ von forcont.

Die asgoodasnew electronics GmbH mit ihren zwei Marken asgoodasnew.com und wirkaufens.de entstand 2008 in Frankfurt/Oder im Wohnzimmer des Gründers. Innerhalb von wenigen Jahren entwickelte sich das Unternehmen zum deutschen Marktführer für Ankauf, Wiederaufbereitung und Weiterverkauf von hochwertig refurbishter Consumer Electronics.

Mit dem rasanten Wachstum in Umsatz und Anzahl der Mitarbeiter stieg auch der administrative Aufwand im Personalwesen. Für die anfänglich zweiköpfige Human-Resources-(HR)-Abteilung geriet es zunehmend zur Herausforderung, angesichts des wachsenden Aktenvolumens alle Anfragen zügig und zur Zufriedenheit aller Stakeholder zu erledigen. Erschwerend kam hinzu, dass 2011 zusätzlich zur Factory in Frankfurt/Oder eine Hauptstadtrepräsentanz in Berlin eröffnet wurde, wo neben IT und Marketing auch die HR-Abteilung einzog – doppelte Datenhaltung war die Folge.

Um dies künftig zu vermeiden und einheitliche, effiziente Strukturen für die Verwaltung der Mitarbeiterakten zu schaffen, entschied sich asgoodasnew electronics 2014 für die Einführung einer digitalen Personalakten-Lösung. Mit dem Cloud-basierten Personalmanager „forpeople“ des Leipziger Software-Anbieters forcont business technology GmbH hat asgoodasnew electronics seine HR-Prozesse so optimiert, dass auch ein weiteres Wachstum der Belegschaft mit Leichtigkeit und ohne Kostensteigerung erreicht werden kann.

Die immer kürzer werdenden Zyklen, in denen neue, leistungsfähigere Elektronikprodukte auf den Markt kommen, sorgen für einen Berg an Altlasten. In deutschen Haushalten lagern allein mehr als 100 Millionen ungenutzte Handys, ganz zu schweigen von anderen Gerätegattungen wie etwa Notebooks, Tablets, E-Book-Reader, Digitalkameras, Objektive, Camcorder, Navigationsgeräte, Konsolen und mp3-Player. Über die Homepage wirkaufens.de können Verbraucher ihre nicht mehr benötigte Elektronik zu guten Preisen in Zahlung geben. asgoodasnew electronics bereitet die Geräte auf und verkauft diese unter anderem mit 30 Monaten Garantie über den eigenen Webshop auf asgoodasnew.com. Das boomende Geschäftsmodell bescherte asgoodasnew electronics ein rasches Wachstum: in weniger als sieben Jahren mauserte sich das Start-up zu einem gestandenen Unternehmen mit inzwischen mehr als 110 Mitarbeitern an zwei Standorten.

Zweiter Standort erschwert Aktenverwaltung

Yvonne Gehrmann, Personalverantwortliche bei asgoodasnew electronics.
Yvonne Gehrmann, Personalverantwortliche bei asgoodasnew electronics. (Bild: asgoodasnew)

Die Verwaltung der Personaldokumente erfolgte in Form von Papierakten, was sich im Geschäftsalltag als immer weniger praktikabel erwies. „Die Personalakten für alle unsere Mitarbeiter waren am neuen Standort in Berlin untergebracht“, erklärt Yvonne Gehrmann, Personalverantwortliche bei asgoodasnew electronics. „Dies hatte schon bald zur Folge, dass Schattenakten angelegt wurden: Zielvereinbarungen aus Mitarbeitergesprächen etwa wanderten nicht in die offizielle Personalakte, sondern in das Büro der jeweiligen Führungskraft in Frankfurt/Oder. Das war zum einen umständlich, weil wir HR-Verantwortliche regelmäßig verirrten Dokumenten nachspüren mussten, und zum anderen entsprach es auch nicht den gesetzlichen Compliance-Vorgaben zur Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten.“

Um Abhilfe zu schaffen, wurden die Personalakten zunächst nur digitalisiert – ohne eine professionelle Dokumentenmanagement-Software. Die HR-Abteilung scannte Personalstammblätter und Arbeitsverträge ein und legte sie manuell in einer Ordnerstruktur auf dem Server an. Schnell war klar, dass es sich noch nicht um die erhoffte Lösung des Problems handelte. Die Dokumente standen zwar digital und damit an beiden Standorten zur Verfügung; übersichtlich und leicht handhabbar war diese Art der digitalen Aktenverwaltung jedoch nicht.

Bewusste Entscheidung für die Cloud

Da asgoodasnew electronics praktisch in allen übrigen Bereichen bereits auf die Cloud setzte – u. a. sind Software-as-a-Service-Lösungen für Kommunikation, Zeiterfassung und Enterprise Resource Planning (ERP) im Einsatz –, entschied man sich für eine Cloud-basierte Personalakten-Lösung. Dabei war nicht zuletzt ausschlaggebend, dass die Betriebskosten für eine Cloud-Lösung langfristig deutlich geringer ausfallen würden als die Investitions- und Wartungskosten für eine klassische Lizenzlösung. „Als es um die Auswahl eines geeigneten Anbieters ging, ist die forcont business technology positiv herausgestochen“, erinnert sich Gehrmann. „Als sehr angenehm empfanden wir die freundliche, zurückhaltende Art unserer Ansprechpartner, die uns für die Entscheidung viel Zeit gelassen haben.“ Zudem punktete forcont in Sachen Datensicherheit: Das Hosting erfolgt im Hochsicherheitszentrum eines Partners von forcont in Deutschland und selbstverständlich nach deutschen Datenschutzrichtlinien.

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Durchdachte Features sorgen für Flexibilität

Als dynamisches Unternehmen suchte asgoodasnew electronics nach einer Personalakten-Lösung, die sich flexibel an die Bedürfnisse der HR-Abteilung anpassen lässt – und zwar von den Nutzern selbst, ohne dass sich diese jedes Mal an IT-Abteilung oder -Dienstleister wenden müssen. forpeople erfüllt diese Anforderung mittels zweier wichtiger Features: den Zusatzfeldern und der integrierten Dokumenterstellung.

Mit Hilfe von individuell festlegbaren Zusatzfeldern lassen sich Personalakten beim Anlegen nach relevanten Kriterien klassifizieren: Legt ein Nutzer eine neue Personalakte im System an, füllt er zunächst gewisse Standardfelder aus, etwa Name des betreffenden Mitarbeiters oder Personalnummer. Bei Bedarf kann der HR-Verantwortliche nun zusätzliche Felder definieren, nach denen bestimmte Personalakten klassifiziert werden sollen – bei asgoodasnew electronics sind das beispielsweise ein Zusatzfeld „Stellenbezeichnung“ mit den Drop-down-Auswahlmöglichkeiten „Junior“ und „Senior“ und ein Zusatzfeld „Bonus“ mit den Varianten „Quartalsbonus“ und „Halbjahresbonus“. So können sich Nutzer genau diejenigen Zusatzfelder anlegen, die sie benötigen, um Akten nach relevanten Kriterien zu filtern und zu suchen.

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