Unified Content Management

ECM: Bündelung unterstützt die Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Herbert Loerch * / Florian Karlstetter

Die Zukunftsfähigkeit des ECM-Systems in Unternehmen hängt davon ab, wie es die digitale Transformation unterstützen kann.
Die Zukunftsfähigkeit des ECM-Systems in Unternehmen hängt davon ab, wie es die digitale Transformation unterstützen kann. (Bild: gemeinfrei (geralt / pixabay) / CC0)

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Anwendungsmigration in die Cloud ist, laut Capgemini, einer der IT-Toptrends für das laufende Jahr. Dabei kann es aber durchaus passieren, dass der CIO den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht. Wo es geht, sollten Unternehmen deshalb Technologien bündeln.

Rund 40 Prozent der Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit dieser Migration. Kein Wunder: Die digitale Transformation mit On-Premise Legacy-Systemen ist zumindest schwierig, manchmal gar unmöglich. Da ist es mehr als hilfreich, das Thema strategisch anzugehen und den Wandel konsolidiert umzusetzen. Das gilt auch für ECM-Lösungen – aus gleich mehreren Gründen.

ECM in Zeiten der Digitalisierung – das bedeutet vor allem eine massiv steigende Anzahl von Content-Quellen. Selbst wenn man die voraussichtlich gigantischen Wachstumsraten von Daten aus IoT- und Industrie-4.0-Umgebungen außen vor lässt, so kommen beinahe täglich neue Inhalte hinzu: Interne Kommunikation, Blogs, Webseiten, Collaboration Tools und letztlich die Digitalisierung tradierter Applikationen wie etwa Rechnungsverarbeitung, Zahlungsabwicklung, Auftragsbearbeitung und Vertragsmanagement.

Entscheidend: Eine technologische Plattform aus einem Guss – eine einzige Enterprise Information Platform

Dies in einem – man muss es so nennen – Flickwerk aus unterschiedlichsten Technologien in die Cloud und somit in das digitale Zeitalter zu überführen, ist nicht mehr zeitgemäß. Die technologische Basis des ECM sollte aus nachvollziehbaren Gründen deshalb aus einer einzigen Plattform bestehen. Unternehmen sind schon mit der Konsolidierung von betrieblicher Basis-IT, also beispielsweise Finanzapplikationen, ERP und eventuell Produktionssystemen, dermaßen beschäftigt, dass sie andere Sorgen haben, als zur Integration einer neuen App ins ECM jedes Mal einen groß angelegten Programmieraufwand betreiben zu müssen.

Laufend neue Skripte entwickeln, Schnittstellen prüfen sowie eventuell neu anlegen und mehrfach einen neuen Loop programmieren zu müssen, ist kein zielgerichtetes Vorgehen. Stattdessen gilt es mittels Templates, Workflows und Point-and-Click-Prozessen zu arbeiten. Standardisierte Einfachheit wirkt hier extrem unterstützend.

Selbstverständlich muss ein ECM zu 100 Prozent cloudfähig sein, damit diese Transformation gelingt. Allein damit ist es nicht getan. Denn in der Digitalisierung ändern sich auch Geschäftsprozesse, interne Abläufe sowie die Anbindung von Kunden und Partnern.

Hier deshalb an erster Stelle zu nennen: Tragfähiges ECM ist mobiles ECM. Das bedeutet: Anbindung von Tablets oder Laptops sowie ein einwandfreier Zugriff von außen sind selbstverständlich. Und ebenso selbstverständlich ist, dass diese Mobilität nicht auf Kosten der Sicherheit geschehen darf. Entscheidend ist zudem, mobiles ECM darf nicht nur das Teilen und Ansehen von Content sein, sondern muss auch aktives Arbeiten bedeuten.

Das heißt, Freigabeprozesse beispielsweise müssen ebenso mobil möglich sein. Völlig gleichgültig, ob der Verantwortliche im Büro oder unterwegs ist, der Workflow muss seinen Namen also alle Ehre machen und Medienbrüche dürfen kein Thema mehr sein.

Herbert Loerch ist General Manager EMEA bei Hyland.
Herbert Loerch ist General Manager EMEA bei Hyland. (Bild: Henning Emmrich / Hyland)

Fazit: Die Zukunftsfähigkeit des ECM-Systems in Unternehmen hängt davon ab, wie es die digitale Transformation unterstützen kann. Hundertprozentige Migrationsfähigkeit, Mobilität, Cloud-Fähigkeit und etwa der Umgang mit unterschiedlichsten Content-Quellen gehören unbedingt dazu.

* Der Autor Herbert Loerch ist General Manager EMEA bei Hyland (Entwickler von OnBase).

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