Prozesse - Wege aus der Krise beim Projektmanagement

Die Rolle des Projektmanagers wandelt sich

11.05.2011 | Autor / Redakteur: Axel Oppermann / Florian Karlstetter

Axel Oppermann, Senior Advisor bei der Experton Group.

In den letzten 10 bis 15 Jahren wurden tausende von Mitarbeitern professionell zu Projektmanagern ausgebildet und/oder zertifiziert. Das Berufsbild des Projektmanagers hat sich mittlerweile etabliert. Trotz all dieser Schulungen und Bemühungen, den theoretischen Fortschritt auch in die Breite zu tragen, ist es eine Tatsache, dass unaufhörlich Projekte in eine „Krise“ geraten.

So sind Projekte die scheitern, nicht eingehaltene Zeitpläne und Budgets, keine Seltenheit. Aus dem Bedarf eines verbesserten Projektmanagements heraus, ändert sich auch die Rolle der Projektmanager. Dieser Wandel wird insbesondere auch durch neue Arbeitsformen innerhalb der Unternehmen und zwischen den Projetmitgliedern getrieben.

Während in der Vergangenheit der Fokus überwiegend auf der Projektkoordination lag, wird die Zukunft des Projektmanagers stärker darin liegen, einen Überblick und Einsicht in die Projekte zu geben und diese der gesamten Unternehmung bereitzustellen. D.h. er muss das Gesamtbild aller Projekte, sowie den Überblick über einzelne Projekte und Projektschritte liefern.

Hierzu gehören auch die Disziplinen:

  • Kommunikation,
  • Kollaboration und
  • Analytik.

Unter Analytik wird in diesem Zusammenhang insbesondere die systematische Untersuchung hinsichtlich aller bestimmenden Faktoren (Zeit/Termine, Budget, Ressourcen) auf Basis der Fortschritts- und Statusberichte und Projektdokumentation verstanden. Kollaboration bezieht sich auf das Orchestrieren der Teammitglieder und deren Zusammenarbeit.

Die Kommunikation richtet sich sowohl an einzelne Mitglieder im Projektteam, das Projektteam an sich sowie an das Unternehmen. Hierzu werden unterschiedliche Kommunikationsmittel genutzt. Dies können z.B. auch Blogs oder Wikis sein. Als wichtige Instrumente zählen aber auch immer mehr die „Social“-Komponenten von Kollaborationsplattformen, die zunehmend in Koexistenz mit EPM-Systemen eingesetzt werden. Neben der bereits erwähnten Blog-Thematik zählen hierzu insbesondere Chat- und Messaging-Lösungen.

Aus den „neuen“ Aufgaben, bzw. der Neuausrichtung der Rolle des „Projektmanagers“, ergeben sich auch geänderte Herausforderungen. Lagen in der Vergangenheit die primären Ziele darin, Kommunikationsprobleme zu lösen, Ängste von Projektmitarbeitern abzubauen sowie Status- und Prestigedenken von Fachabteilungsleitern („Linien-Verantwortlichen“) gerecht zu werden, besteht die Aufgabe heutzutage u.a. in

  • der Organisation virtueller Teams
  • dem Management/Controlling selbstorganisierender Teams
  • dem Ressourcenmanagement über die Unternehmensgrenzen hinweg.

Organisatorische Rahmenparameter

Die Befragungen der Experton Group zeigen, dass Projektleiter noch immer vornehmlich an den organisatorischen Rahmenparametern scheitern. In vielen Unternehmen kollidieren die Interessen der klassischen Linienorganisation (Silo- und Anspruchsdenken auf Fachabteilungsebene) mit den Anforderungen einer agilen Projektorganisation. Auslöser hierfür sind Planungsunsicherheiten in den Fachabteilungen, Angst vor Kompetenzverlust und fehlendes Vertrauen in den Informationsfluss.

Hier können unterschiedliche Management- und Kommunikationsmethoden den Projektmanagern aus dem Dilemma helfen. Hierzu zählen u.a. „Management by Decision Rules“. Hierbei werden zum einem genaue Regeln zur Entscheidungsfindung festgelegt sowie Regeln definiert, in welchem Umfang die Linienverantwortlichen eingebunden werden sollten.

Durch softwarebasierte Kollaborationslösungen wie zum Beispiel SharePoint, in Verbindung mit EPM-Software, wird es dem Projektmanager ermöglicht, eine Beziehungsebene zu den unterschiedlichen Interessensgruppen (Projektmitglieder, Manager auf Projekt- und Fachabteilungsebene, Führungsebene) aufzubauen. SharePoint hat dabei die Aufgabe, die Führung, Überwachung, Steuerung der Projekte zu dokumentieren. Der Projektmanager kann u.a. eine Rollenzuordnung vornehmen oder Projektarbeitsbereiche basierend auf Vorlagen erstellen.

Whitepaper zum Thema

Die Experton Group hat im Frühjahr 2011 ein Whitepaper zum Thema Projektmanagement und Kollaboration erstellt. Das 27 Seiten umfassende Dokument steht auf der Website der Experton Group zum kostenlosen Download bereit.

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