Der intelligente Posteingang - die Konzepte von Microsoft und IBM

Die E-Mail wird neu erfunden, aber auf verschiedene Weise

| Autor / Redakteur: Michael Matzer / Florian Karlstetter

Intelligenter Posteingang mit IBM Verse: die Analytikfunktion zeigt die Beziehung zwischen Teammitgliedern an.
Intelligenter Posteingang mit IBM Verse: die Analytikfunktion zeigt die Beziehung zwischen Teammitgliedern an. (Bild: IBM)

Die Weichen für die Zukunft der E-Mail werden derzeit neu gestellt. Microsoft hat mit Delve bzw. Office Graph ein neues Konzept für das Arbeiten mit Online-Inhalten wie Emails, Blogs, Twitter usw. vorgestellt. Nun hat IBM nachgezogen und mit Verse sein eigenes Konzept vorgestellt. Dies ist jedoch nicht auf Office 365 angewiesen und zudem auf mobile Nutzung zugeschnitten.

Nicht nur Mitarbeiter im Unternehmen verbringen laut IDC täglich bis zu 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Emails. Nicht jede davon ist nützlich, und so erscheint es als sinnvoll, Regeln einzurichten, um Mails, für deren Lesen man keine Zeit hat, automatisch in andere Ordner als der Inbox abzulegen.

Besser wäre es indes, wenn man gar keinen Aufwand betreiben müsste, Regeln zu erstellen und ein Algorithmus einem diese Arbeit abnähme, der die eigene Arbeitsweise mitsamt Prioritäten und Präferenzen erkennen würde. Diese lernfähige Art der Analytik will IBM in seinem neuen Email-Client "Verse" integrieren und ausbauen, der sich derzeit in der Betaphase befindet und im 1. Quartal 2015 allgemein verfügbar in der IBM Connected Cloud werden soll. Apple bereitet eine iOS-Version vor, und schließlich soll Verse auch on-premise auf dem Lotus Domino Server installiert werden können.

Die einzige Funktion, die die Analytik noch übertrifft, ist der MUTE-Button: Damit lassen sich eingehende Threads dergestalt blockieren, als sie daraufhin automatisch in einem unsichtbaren Ordner landen. Dieser Ordner lässt sich aber wie alle anderen mit der Suchfunktion durchsuchen, so dass dem Mitarbeiter wirklich nichts Wertvolles durch die Lappen geht. Die Suchfunktion arbeitet mit Facetted Search. Das heißt, dass der Abfragebegriff mit all seinen Unterbegriffen angezeigt wird. Bei IBM Verse sind es E-Mail-Bodies und -Anhänge (die aus anderen Mails sein können), Kalendereinträge usw. Die Integration von Twitter soll die Suche nach weiteren Kontaktinformationen erlauben.

Der Mensch im Mittelpunkt

Doch im Mittelpunkt von "Verse" steht laut IBM nicht der Text, sondern der Mensch. Menschen wollen kommunizieren, nicht Mails organisieren. Für Menschen hingegen sind Beziehungen von zentraler Bedeutung: Projekte lassen sich nur mit Teams stemmen, und so ist es von Vorteil zu wissen, wie die Beziehungen und Kontexte zwischen den Teammitgliedern aussehen. "Verse" liefert aktuelle Kontextinformationen zu laufenden Projekten oder Teammitgliedern, die damit befasst sind. Dass Aufgaben priorisiert sind und Ergebnisse zurückgemeldet werden, ist der Mehrwert dieser Funktion. Aus Social Context wird dann Social Business. Lotus Sametime ist für Meetings und Connections Chat die Grundlage.

Gruppenfilter einrichten, um Massenmails zu verschicken? Ein Relikt der Vergangenheit, wenn es nach IBM geht. Gruppenmailings gehen künftig an einen Unternehmensblog. Verschickt wird nur der Zugriffs-Link dazu, nicht mal der Text. Gleiches gilt für Filesharing, Attachments usw. Das minimiert den Traffic im Netz und den Speicherplatz in der Inbox, falls sie lokal installiert ist. Das ist besonders für Mobilgeräte von Bedeutung. Für Smartphones und Tablets wurde die Benutzeroberfläche optimiert, um sie möglichst einfach und intuitiv bedienen zu können.

Watson Analytics

Der Nutzer von Verse kann dem Cloud-Service Watson Analytics Fragen zu allen möglichen Themen stellen und sich so das Nachschauen in der Wikipedia oder andere zeitaufwändige Abfragen sparen. "IBM wird die Watson-Funktionalität in IBM Verse immer weiter ausbauen", bestätigt Peter Schütt, Leader Collaboration Solutions Strategy & Knowledge Management bei IBM. "So ist daran gedacht, die Watson Q&A (Question & Answer) Lösung mit IBM Verse zu verbinden. Dann kann man direkt aus der Mail Fragen stellen, die dann schneller und möglicherweise präziser beantwortet werden als es je ein Kollege tun könnte." Auch das solle helfen, die Zahl sich streuender und zu bearbeitender E-Mails deutlich zu reduzieren.

Was die Datensicherheit anbelangt, so versichert Schütt, dass Verse alle relevanten Standards für den Datenschutz einhalten werde, darunter SSAE70/16, ISO 27001/2 und viele mehr. Der deutsche Betrieb von Verse erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt/Main.

MS Delve & Clutter

Office 365 Delve (Entwicklungsname "Oslo") ist mehr als ein Mail-Client, sondern ein persönlicher Assistent, der in der Weboberfläche von Office 365 gewünschte Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenträgt und je nach Voreinstellung (und Befugnis des Nutzers) anzeigt. Diese Informationen können aus SharePoint Online, OneDrive for Business, Bing und künftig aus Exchange, OneNote, Yammer und Skype for Business (vormals Lync) kommen.

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In manchen Beschreibungen und Grafiken taucht die Bezeichnung "Office Graph" oder "Oslo" auf. "Oslo" ist der Codename der Entwickler, und "Office Graph" ist die Datenbank und lernfähige Funktionalität, auf der die Suchtechnik von MS Yammer basiert. Der Name der Anwendung ist also ausschließlich "Delve". Sie steht derzeit zu Testzwecken Nutzern von Office 365 Enterprise zur Verfügung.

Delve ist auf die Informationsverarbeitung durch Wissensarbeiter ausgerichtet. Suchen, Zusammentragen und Filtern - das sind die Hauptfunktionen. Social Business ist das noch nicht ganz, aber das kann noch kommen, etwa in der nächsten Version von SharePoint. Datensicherheit und Datenschutz werden durch die Zugriffsberechtigungen von Office 365 gewährleistet.

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