Dokumente sicher und flexibel in der Cloud managen und verwalten

Die Datenwolke schafft Ordnung

| Autor / Redakteur: Jörg Jung und Andreas Hopp * / Florian Karlstetter

Möglicher Ausweg aus der exponentiell wachsenden Datenflut: Dokumentenmanagement in der Cloud.
Möglicher Ausweg aus der exponentiell wachsenden Datenflut: Dokumentenmanagement in der Cloud. (Bild: T-Systems / PR-Partner Köln)

In naher Zukunft müssen Unternehmen nach Schätzungen von Analysten etwa das 50-fache an Informationen managen. Um diesen Datenfluss langfristig zu bewältigen, fehlen ausreichend IT-Experten. Ein möglicher Ausweg aus dem Dilemma liegt im sicherheitssensiblen Dokumentenmanagement in der Cloud.

Datenbestand und Speicherbedarf schießen weltweit in die Höhe. Laut der International Data Corporation (IDC) erreichte die global produzierte Informationsmenge 2011 ein Volumen von 1,8 Zettabyte, das sind 1,8 Billionen Gigabyte. Damit wuchs sie seit 2005 um das Neunfache an. 2015 soll das Volumen bei 80.000 Exabyte liegen. Das sind 80 Trillionen Bytes (80 Billionen Gigabyte) - eine etwa 85.000mal höhere Zahl als die der Sandkörner auf diesem Planeten.

Um die Datenflut zu beherrschen, steigen in der IT überall die Kosten für Personal, Betrieb, Wartung und Pflege der Hard- und Software. Für strategische Investitionen bleibt wenig Spielraum. Um etwa die Lesbarkeit von Dokumenten noch in Jahrzehnten gewährleisten zu können, müssen Unternehmen die Speichermedien zudem stets auf dem neuesten Stand der Technik halten. Viele von ihnen haben aber bereits über 20 Jahre auf dem Buckel. Für notwendige Aktualisierungen oder Migrationen fehlt das Geld.

Ablage: mangelhaft

Zudem ist die Ablage sowohl von papiergebundenen als auch von elektronischen Dokumenten häufig mangelhaft. Viele gedruckte Dokumente verschwinden in Aktenordnern oder Hängeregistern. Hier gilt bei vielen Angestellten die Devise "Aus den Augen, aus dem Sinn". Genauso gehen digitale Unterlagen in tief verschachtelten Ordnerstrukturen und Shared Files verschwunden.

Häufig besitzt jede Fachabteilung eine eigene Lösung und Ablagephilosophie für das Dokumentenmanagement. Die Systeme sind untereinander nicht vernetzt. Ein Mitarbeiter kann nicht ohne Weiteres ein Dokument aus einem anderen Unternehmensbereich auf seinen Rechner laden - wenn er überhaupt weiß, dass und wo es dort vorliegt. Das führt zu Doppelarbeit oder einem unnötig hohen Zeit- und Personalaufwand für die Dokumentrecherche. Wichtige Unterlagen stehen in der Konsequenz oft nicht zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereit. Ein flexibler, mobiler Zugriff auf alle Dokumente - um etwa beim Geschäftspartner oder Kunden Informationen bei Bedarf jederzeit parat zu haben - ist ebenfalls nicht möglich.

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