Wieso die Digitalisierung eines Unternehmens beim Dokumentenmanagement beginnen sollte

Der kleinste Baustein der Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Matthias Kunisch / Florian Karlstetter

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements als erster Schritt hin zum digitalisierten Unternehmen.
Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements als erster Schritt hin zum digitalisierten Unternehmen. (Bild: © RealVector - fotalia.com)

Die Vorteile der Digitalisierung liegen für viele Unternehmen inzwischen auf der Hand: effizientere Abläufe, zentraler Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie automatisierte Workflows führen zu einem effektiveren Arbeiten. Was jedoch oftmals fehlt ist eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie.

Statt zu viel Zeit für Routineaufgaben aufzuwenden, können Mitarbeiter sich ihren wertschöpfenden Kernkompetenzen zuwenden. Über eine ausgefeilte Digitalisierungsstrategie verfügen jedoch die wenigsten Unternehmen. Vor allem Mittelständler stellen sich häufig die Frage: Wo und vor allem wie soll die Digitalisierung in meinem Unternehmen beginnen? Statt direkt umfassende Projekte anzugehen, lohnt es sich oft, den Blick zunächst auf den kleinsten Baustein der Unternehmensprozesse zu richten: das Dokument.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bringt viele Veränderungen mit sich: Kunden verlangen eine schnelle und konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg, Mitarbeiter fordern flexible Arbeitsmodelle und die Unternehmensführung erwartet effiziente, kostensparende Prozesse. Wollen Unternehmen weiterhin wirtschaftlich und marktfähig agieren, führt für sie kaum ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Eine konsequente Digitalisierungsstrategie verfolgen vor allem Mittelständler jedoch selten – um diese auszuarbeiten, fehlen sowohl die personellen Ressourcen als auch die fachliche Erfahrung.

Vor allem für mittelständische Unternehmen lohnt es sich daher, in kleinen Schritten vorzugehen. Abgrenzbare Bereiche, die vergleichsweise unkompliziert digitalisiert werden können und gleichzeitig einen spürbaren Nutzen davon tragen, sind die dokumentenverarbeitenden Abteilungen – von der Poststelle über die Vertragsverwaltung im Einkauf bis hin zur Personalabteilung. Akten und Papierstapel bestimmten hier noch den Arbeitsalltag.

Die Administration dieser Papier-Dokumente ist besonders zeitraubend: Korrespondenzen müssen abgelegt, Kopien erstellt, Informationen weitergegeben werden. Die umständliche Suche und der komplizierte Austausch zwischen Abteilungen blockieren zusätzlich zentrale Ressourcen mit Routineaufgaben und erschweren die Arbeit unnötig. Fast immer lässt sich sagen: Je dokumentenbasierter die Arbeitsabläufe, umso größer ist das Optimierungspotenzial durch ein effizientes, digitales Enterprise Content Management-System (ECM).

Das ECM als Türöffner der Digitalisierung

Dokumentenmanagement als Türöffner hin zum digitalen Unternehmen.
Dokumentenmanagement als Türöffner hin zum digitalen Unternehmen. (Bild: © fotomek - Fotolia)

Trotzdem fällt es vielen Abteilungen schwer, die gewohnten Aktenordner loszulassen – aus Angst, wichtige Informationen könnten dann verloren gehen. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Ein ECM ermöglicht es, unstrukturierte Geschäftsinformationen in Form von Akten, Dokumenten und Mediadateien strukturiert zu verwalten. Dazu werden bestehende analoge Akten und Dokumente digitalisiert, mit Metadaten versehen und dann an zentraler Stelle gut auffindbar zur Verfügung gestellt. Zusatzfunktionen und definierte Workflows automatisieren und verschlanken zudem Routineprozesse und steigern die Effizienz von verwaltenden Abteilungen dadurch enorm. Über die digitale Verwaltung hinaus können Dokumente auch automatisch oder halbautomatisch direkt im ECM erstellt werden: Statt einen Vertrag in Word zu verfassen und diesen dann wiederum in das System zu laden, können sich Mitarbeiter diesen Umweg durch ein integriertes Dokumentenerstellungs-Tool sparen. Auch Aktenablagen und Archivierungen entfallen gänzlich, Mitarbeiter pflegen Daten stattdessen einmalig und an einem zentralen Punkt ein. Dokumente sind mit einer automatisierten Texterkennung auch bedeutend leichter durchsuchbar. Zudem bietet das richtige ECM einen besseren Datenschutz als ein abschließbarer Aktenschrank, da Zugriffsberechtigungen eindeutig geregelt sind: Während Mitarbeiter der HR-Abteilung beispielsweise alle Personal-Akten einsehen können, erhalten Führungskräfte nur Zugriff auf bestimmte Aktenbereiche ihrer Mitarbeiter. Die digitalisierte Dokumentenverwaltung fördert so in einem erheblichen Maße die Mobilität von Mitarbeitern und die in der Arbeitswelt immer häufiger werdende asynchrone Kommunikation.

Haben die Abteilungen diese Vorteile erkannt – und gerade für verwaltende Abteilungen liegen sie auf der Hand –, tragen sie Veränderungen meist aufgeschlossen mit und haben eine große Strahlkraft im Unternehmen. Sie können dadurch Vorurteile gezielt abbauen und mit dem Pilotprojekt beispielhaft den Weg in die Digitalisierung ebnen. Folgende drei Bereiche eignen sich erfahrungsgemäß für diesen Einstieg am besten:

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1. Bessere Vertragsqualität durch digitales Vertragsmanagement

Digitalisiertes Dokumentenmanagement am Beispiel von „forcontract“, der digitalen Vertragsakte von Forcont.
Digitalisiertes Dokumentenmanagement am Beispiel von „forcontract“, der digitalen Vertragsakte von Forcont. (Bild: © forcont business technology gmbh)

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge noch immer in analogen Aktenordnern und halten die Stammdaten in SAP – seien es Kundenverträge oder Abschlüsse mit Zulieferern und externen Dienstleistern. Da jedoch Fristen zu beachten sind, um rechtzeitig zu kündigen, zu verlängern oder Konditionen neu auszuhandeln, ist es bei jahrelang laufenden Verträgen für die Sachbearbeiter schwierig, den Überblick zu behalten. Werden diese Termine nicht mit größter Sorgfalt wahrgenommen und folgen keine entsprechenden Handlungsschritte, kann dies zu Verzugskosten und ungewollten Verlängerungen führen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System können Mitarbeiter Verträge hingegen langfristig prüfen, auswerten, sicher ablegen, erstellen und beenden. In der Poststelle wird dafür der Vertrag gescannt, indiziert und eindeutig dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt. Eine Schnittstelle zu SAP ermöglicht den Zugriff auf alle notwendigen Stammdaten. Über den aktuellen Dokumentenstatus lässt sich einsehen, ob der Vertrag in Bearbeitung ist, bald abläuft oder bereits gekündigt wurde. Das System stellt zusätzlich Workflows, Fristenerinnerungen und festgelegte Zuständigkeiten zur Verfügung, die die Administration erleichtern und sicherer machen. So können sich die betroffenen Mitarbeiter wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: bessere Vertragskonditionen zu verhandeln und diese in einem schlanken System umzusetzen.

2. Transparenter, digitaler Postkorb

Die Notwendigkeit und den Nutzen eines digitalen Posteingangs haben viele Unternehmen bereits erkannt: Eine aktuelle Bitkom Research-Studie zeigt, dass fast jedes zweite deutsche Unternehmen Papierpost gänzlich abschaffen will. Um der steigenden Anzahl an E-Mails gerecht zu werden, hat bereits ein Viertel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland seinen Posteingang digitalisiert. Die eingehende Post wird dafür bei Erhalt gescannt, dabei durch eine automatisierte OCR-Texterkennung festgelegten Themen zugeordnet, mit Meta-Daten versehen und schließlich in einem digitalen Postkorb abgelegt, von wo aus die Mitarbeiter die Dokumente ziehen und weiterverarbeiten können. Auch E-Mails und Faxe lassen sich in einem solchen System pflegen und verarbeiten. Durch eine revisionssichere Protokollierung aller Bearbeitungsschritte erhöhen sich die Transparenz und die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter. Bearbeitungszeiten werden deutlich reduziert und unnötige Kosten vermieden. Ein solches zentrales „Postbuch“ unterstützt damit letztlich auch die termingerechte Abarbeitung der eingehenden Unterlagen und Anfragen.

3. Personalarbeit verschlanken mit elektronischen Personalakten

Screenshot von „forpeople“, der digitalen Personalakte aus dem Hause Forcont.
Screenshot von „forpeople“, der digitalen Personalakte aus dem Hause Forcont. (Bild: © forcont business technology gmbh)

Während viele Unternehmen heute bereits ihre Personaldaten über das SAP-Modul HCM managen, dort ihre Daten erfassen und auch archivieren, fehlt es doch an wichtigen Funktionen, um die Personalabteilung sinnvoll zu digitalisieren sowie den Aktenbestand zu vereinheitlichen und zu konzentrieren. Dazu sind beispielsweise eine aktenübergreifende Volltextsuche in digitalen Akten und die Möglichkeit, Termine und Wiedervorlagen anzulegen, erforderlich. Dies lässt sich mit einer elektronischen Personalakten-Lösung umsetzen, die über eine Schnittstelle mit einem vorhandenen SAP-System verknüpft wird. Nur so sind alle Informationen zu einem Mitarbeiter zentral verfügbar und können auch entsprechend festgelegter Lese- oder Schreib-Berechtigungen mit Filialleitern und Führungskräften geteilt oder Mitarbeitern zur Einsicht bereitgestellt werden. Darüber hinaus lassen sich Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen oder Anstellungsverträge automatisiert im ECM erstellen und speichern, der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm entfällt. So lässt sich die Personalarbeit übersichtlich und standortunabhängig organisieren. Um auch solche digitalen Dokumente, die keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können oder dürfen, sicher zu speichern, lohnt sich außerdem eine zusätzliche Arbeitgeberakte.

Neben den hier genannten Beispielen für erste Digitalisierungsprojekte bieten sich auch weitere Unternehmensbereiche für den Einstieg in die digitale Transformation an, wie etwa die Buchhaltung oder auch die Einführung (abteilungs-)übergreifender Collaboration-Tools. Gerade Mittelständler sollten sich dabei immer die Frage stellen: Welcher Bereich profitiert – gemessen an den notwendigen Investitionen – am meisten von digitalisierten Prozessen und wie gut lassen sich Folgeprojekte daran anknüpfen?

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Die wichtigste Entscheidung bei der technischen Umsetzung: Cloud vs. On-Premise

Matthias Kunisch, Geschäftsführer, forcont business technology
Matthias Kunisch, Geschäftsführer, forcont business technology (Bild: © forcont business technology gmbh)

Hat sich ein Unternehmen für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems entschieden, so steht es häufig vor der Entscheidung, ob es diesen Dienst online aus der Cloud nutzen oder die Lösung auf den eigenen Servern im Haus installieren will. Während beide Modelle ihre Vor- und Nachteile haben, spricht vor allem für Digitalisierungs-Anfänger vieles für die Cloud. Sie ermöglicht einen einfacheren, kostengünstigeren Einstieg: Die IT-Abteilung muss kein neues System auf den Servern implementieren, sondern die Lösung steht schnell und unkompliziert über eine Internetverbindung bereit – eine große Kostenersparnis. Zudem kann die Lösung auch außerhalb des Büros jederzeit genutzt werden und kommt so flexiblen Arbeitsmodellen entgegen. Es hat sich auch gezeigt, dass mehrere Cloud-Anwendungen sich leichter zu neuen Lösungen verknüpfen lassen als On-Premise-Anwendungen. Beispielsweise kann aus einer Lösung zur Dokumentenerkennung und einem Workflowsystem kosteneffizient ein Rechnungseingangsworkflow kreiert werden – wovon vor allem mittelständische Unternehmen profitieren, die nicht in eine gänzlich neue Lösung investieren wollen. Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung sollten Unternehmen jedoch stets auf die notwendige Datensicherheit achten und prüfen, dass der Cloud-Provider den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist.

* Matthias Kunisch, Geschäftsführer, forcont business technology gmbh

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