Digitale Posteingangsprozesse

Der digitale Briefkasten mit SaaS

| Autor / Redakteur: Heiko Logemann * / Elke Witmer-Goßner

Der Papierbrief ist bald passé, so will es der Gesetzgeber. Nun sind technische Lösungen gefragt.
Der Papierbrief ist bald passé, so will es der Gesetzgeber. Nun sind technische Lösungen gefragt. (Bild: © viperagp - Fotolia)

Nach wie vor ist der analoge Postempfang der am weitesten verbreitete Kommunikationsweg, wenn es um rechtssichere Zustellung und Übermittlung von Dokumenten oder sogar Urkunden geht.

Nun werden zunehmend die rechtlichen Voraussetzungen für den elektronischen Empfang geschaffen. eIDAS-Verordnung, GoBD und Änderungen im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten schaffen hier künftig die entsprechenden Voraussetzungen. Auch die ZPO (Zivilprozessordnung) sieht eine entsprechende Novellierung vor und verpflichtet Gerichte ab dem 1. Januar 2018 zur Annahme elektronischen Aktenmaterials. Somit sind die rechtlichen Weichen gestellt – wie aber sieht das in der Praxis aus?

Wie geht es jetzt weiter?

Ein praktisches Beispiel: Ein bundesweit tätiger Sachverständigen-Verband empfängt täglich diverse Poststücke in seiner Zentrale. Nun sollen diese Dokumente rechtssicher verarbeitet und eingescannt werden, anschließend aber natürlich auch der jeweiligen Landesdirektion zugestellt werden. Das Medium E-Mail ist hier sicherlich nicht das probate Mittel. Ein Cloud-System? Grundsätzlich natürlich gern – wäre da nicht das leidige Thema Datensicherheit. Gibt es eine „End-to-end“-Verschlüsselung? Oder eine Verschlüsselung auf Dokumentebene?

Heiko Logemann, Codia Scan-Logistik GmbH.
Heiko Logemann, Codia Scan-Logistik GmbH. (Bild: Codia)

Hinzu kommen natürlich Anforderungen an Komfortmerkmale wie einer Volltextsuche, Versionierung der Dokumente oder mobilem Zugriff. Die Wahl eines langzeitstabilen Dateiformats sollte hier berücksichtigt sein, ebenso Möglichkeiten der revisionssicheren Ablage und einem verbindlichen Nachwies der Dokumentübertragung.Solche SaaS-Systeme sind bereits erschwinglich im Einsatz und erleichtern die Wahl des Mediums ungemein. Eine entsprechende Verfahrensdokumentation sollte einen solchen Prozess abrunden. Nun fehlt künftig nur noch der Entfall des gedruckten Dokumentes. Lassen wir uns überraschen.

* Der Autor Heiko Logemann ist Geschäftsführer Codia Scan-Logistik GmbH.

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