Forrester-Studie zu Enterprise Content Management

Cloud-ECM nimmt im deutschsprachigen Raum Fahrt auf

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Auch für ECM werden cloud-basierte Lösungen in Unternehmen immer interessanter. Die aktuelle Forrester-Studie identifiziert Trends, Voraussetzungen und Regeln für eine erfolgreiche Strategieumsetzung.
Auch für ECM werden cloud-basierte Lösungen in Unternehmen immer interessanter. Die aktuelle Forrester-Studie identifiziert Trends, Voraussetzungen und Regeln für eine erfolgreiche Strategieumsetzung. (Bild: Frank Peters, Fotolia)

Die steigende Vielfalt und Verfügbarkeit von Cloud-Einsatzmöglichkeiten drängt die IT, jetzt auch den besten Weg zur Umsetzung und zum Einsatz von Enterprise-Content-Management-(ECM)-Lösungen zu finden, stellt das Marktforschungsunternehmen Forrester fest.

Im Prinzip versprechen Cloud-Betriebsmodelle im Vergleich zum traditionellen Eigenbetrieb (On-Premise) einen einfacheren, schnelleren und zudem kostengünstigeren Zugang zu Unternehmensdaten. Jedoch haben Bedenken über die Sicherheit und Kontrolle die Einführung von Cloud-Lösungen verlangsamt. Um herauszufinden, für welche Geschäftsprozesse und Inhaltstypen cloud-basierte ECM-Systeme bereits geeignet sind, hat Fabasoft im September 2013 Forrester beauftragt, Cloud-ECM-Entscheidungsträger in Unternehmen mit mindestens 1.000 Mitarbeitern in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu befragen und ihre Pläne für die Nutzung von ECM in der Cloud zu analysieren.

Nachfrage für ECM in der Cloud steigt

Die Menge und Vielfalt von unstrukturierten Daten in Unternehmen und Behörden steigt kontinuierlich – sie erstellen einen ständigen Fluss von Dokumenten, E-Mails, Web-Inhalten, Mediendateien und Transaktionen. Unternehmen müssen diese unterschiedlichsten Inhaltstypen erstellen, erfassen, verteilen, suchen, mit Metadaten anreichern, aufbewahren und Versionen verwalten. ECM-Systeme bieten die entscheidende Unterstützung für Sachbearbeiter, die Inhalte schnell finden müssen, für Rechtsabteilungen, die Inhalt für eDiscovery und aus Compliance-Gründen aufbewahren müssen, und für Marketing-Mitarbeiter, die Inhalte nach außen über diverse Kanäle verteilen müssen. Auf diese Weise stellt ECM heutzutage sowohl ein prozessorientiertes Kern-System (System of Records) dar, auf deren Basis Unternehmen über Jahrzehnte ihre Geschäftsprozesse aufgebaut haben – als auch ein „Interaktionssystem“ (System of Engagement), welches eine flexible, personenorientierte Kommunikations-Plattform darstellt.

Die Ergebnisse der Forrester Forrsights Software Umfrage Q4 2012 zeigten bereits, dass ECM-Lösungen an Schwung im deutschen Markt gewinnen. 45 Prozent deutscher IT-Entscheidungsträger in Unternehmen haben Content-Management-Software bereits implementiert oder erweitern bestehende Installationen (siehe Abb. 1). Weitere 23 Prozent planen eine solche Software innerhalb der nächsten zwölf Monate zu implementieren.

Unternehmen und Behörden müssen jetzt Strategien zur Verwaltung verschiedenster Inhaltstypen – wie Videos, Office-Dokumente, Bilder und Formulare – über mehrere Systeme entwickeln und gleichzeitig eine einheitliche Strategie für Erfassung, Taxonomie, Sicherheit, Aufbewahrung, Archivierung und Suche der Inhalte erstellen. Logischerweise überlegen sie die Verlegung einiger Aufgaben in die Cloud. Unternehmen und Behörden stellen fest, dass es vielmehr der Inhalt und nicht die technischen Werkzeuge sind, der den Mehrwert liefert. Abhängig vom Grad der kundenspezifischen Anpassungen, ist die Pflege der Technologien zum Management diese Inhalte nicht notwendigerweise eine Kernkompetenz der Unternehmen. Diese Erkenntnis treibt den Cloud-Trend voran.

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