Lizenzen und Software Asset Management – ein Kommentar von Sebastian Weber, Product Manager ACMP bei Aagon Consulting

Besser geht‘s mit Onkel SAM

23.06.2011 | Autor / Redakteur: Sebastian Weber / Florian Karlstetter

Sebastian Weber, Product Manager ACMP bei Aagon Consulting.

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten müssen Unternehmen alle möglichen Erlöspotentiale aktivieren. Dies haben auch die großen Softwarehersteller erkannt – und ihre Jagd auf diejenigen Anwender verstärkt, die ihre Software mutmaßlich ohne Lizenz nutzen. Ein Experten-Kommentar zum Thema Lizenzen und Software Asset Management.

Bei ihrer Suche greifen die Hersteller unter anderem auf Informationen aus Aktivierungsvorgängen mit Volumenlizenzschlüsseln zurück und gleichen diese mit anderen Daten über ihre Kunden ab. Entsteht der Verdacht einer Unterlizenzierung, erfolgt die Aufforderung an den Kunden, eine Lizenzbilanz einzureichen.

Wer diesen Brief erhält und sich bis dato nicht aktiv um sein Lizenzmanagement gekümmert hat, wird viel zu tun bekommen. Denn Lizenzmanagement ist ein Prozess, der in einem Unternehmen erst implementiert werden muss, bevor er täglich gelebt werden kann. Lizenzmanagement beginnt bei der regelmäßigen Erfassung der installierten Software – entweder per Hand oder mit Hilfe von Inventarisierungstools. Anschließend gilt es, die installierte Basis mit den vorhandenen Lizenzen abzugleichen.

Professionelles Software Asset Management (SAM)

Das Ergebnis ist eine Lizenzbilanz, die Über- wie Unterlizenzierungen ausweist. Werkzeuge für das automatisierte Lizenzmanagement helfen bei der Verwaltung von Lizenzdaten und der Erstellung entsprechender Berichte. Im Idealfall ist die tägliche Inventarisierung direkt in die Lizenzdatenbank und das Reporting integriert. Wichtig ist es, alle betroffenen Abteilungen von der Systembetreuung bis zum Einkauf aktiv in den SAM-Prozess einzubinden. Denn nur wenn alle Soll- und Ist-Werte aktuell sind, stimmt auch unterm Strich die Bilanz.

Lizenzen in virtualisierten Umgebungen – ein komplexes Terrain

Schwierig wird es vor allem dann, wenn die Lizenzbedingungen der Softwarehersteller so komplex sind, dass sie kaum zu verstehen oder nur schwer abbildbar sind. Insbesondere Lizenzen für virtualisierte Umgebungen haben die Situation dramatisch verschärft. Hilfe können hier spezialisierte Berater für das Software Asset Management – bei Microsoft auch Softwareressourcenverwaltung genannt – leisten, die täglich mit den verschiedenen Lizenzmodellen der großen Hersteller zu tun haben.

SAM-Berater

Eine Übersicht bundesweit tätiger SAM-Berater findet sich beispielsweise auf einer Microsoft-Website zu den Themen Lizenzen und Software Asset Management. SAM-Berater helfen Unternehmen sowohl bei der erstmaligen Erstellung einer Lizenzbilanz als auch bei der Implementierung von Lizenzmanagementprozessen.

Wer dem Thema aktiv begegnen möchte, kann zudem seinen SAM-Berater mit der proaktiven Erstellung einer Lizenzbilanz beauftragen. Der Vorteil ist hier, dass eine mögliche Unterlizenzierung des eigenen Unternehmens nicht an die Hersteller weitergemeldet wird und so ausreichend Zeit für Korrekturen bleibt. Ist die Lizenzbilanz dann ausgeglichen, hilft ein SAM-Berater auf Wunsch zudem bei der Zertifizierung der Bilanz durch die Softwarehersteller. Hat beispielsweise Microsoft eine Lizenzbilanz validiert, ist man für mindestens ein Jahr vor Überraschungen von dieser Seite sicher.

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