Forrester skizziert systematische Integration und verlässliche Metriken für Collaboration

Kommunikative Geschäftsprozesse verkürzen Produkteinführungszeit

01.04.2011 | Autor / Redakteur: Dirk Srocke / Andreas Donner

Forrester empfiehlt: Firmen sollen Collaboration per Policy durchsetzen.

Collaboration-Tools können mehr als nur Reisekosten minimieren, so die Marktforscher von Forrester. Laut der jetzt fertiggestellten Studie „The State Of Collaboration Software Implementations 2011“ ist das den meisten Anwendern jedoch nicht bewusst. Was fehlt sind verlässliche Metriken und systematische Implementierungsansätze.

Forrester Research hat Anwender von Collaboration Tools befragt, was ihnen die Werkzeuge konkret bringen. Ganz vorn und für 62 Prozent der Antwortenden klar: Verringerte Reisekosten. Mit 58 beziehungsweise 44 Prozent folgen Verbesserungen bei interner Kommunikation sowie Projektmanagement.

Mit diesen Werten gibt sich Forrester allerdings nicht zufrieden. Insgesamt haben die Forscher zwölf Vorteile von Collaboration-Lösungen abgefragt und bemängeln: Mit 64 Prozent kann das Gros der Befragten davon höchstens je vier Vorteile bestätigen.

Den Grund darin sehen die Forscher in fehlenden Metriken. Als symptomatisch hierfür kann man den Punkt Produktentwicklung herausgreifen. Lediglich neun Prozent der Befragten konnten von einer verkürzten „Time-to-Market“ berichten.

Integration in Geschäftsprozesse

Dabei haben Collaboration-Werkzeuge durchaus das Potential, genau hier einiges zu verbessern. Instant Messenger ermöglichen beispielsweise, Anfragen an örtlich entfernte Experten im Unternehmen rasch zu stellen. Voraussetzung hierfür ist laut Forrester eine nahtlose Integration der Kommunikationsprodukte in bestehende Geschäftsprozesse.

Den Weg hierhin skizzieren die Marktforscher in vier Schritten. Am Beginn steht eine Ist-Analyse. Dabei sollten IT-Verantwortliche beobachen, wie Mitarbeiter arbeiten und vor welchen Herausforderungen sie stehen. Im Anschluss kann geklärt werden, wie Collaboration-Werkzeuge zu flüssigeren Prozessen beitragen. Es folgen Auswahl und Implementierung passender, technischer Lösungen.

Collaboration per Policy durchsetzen

Endanwender sollten in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Mit der Managementebene sollte zudem geklärt werden, mit welchen Vorgaben Nutzer zum tatsächlichen Gebrauch der Kommunikationstools angehalten werden können. Laut Forrester sei es illusorisch, davon auszugehen, dass die neuen Werkzeuge ohne weiteres Zutun angenommen würden.

Durch eine systematische Implementierung von Collaboration-Tools lässt sich im Nachgang auch deren Nutzen besser bewerten. Je mehr technische Lösungen Mitarbeiter nutzen können, desto flexibler können sie arbeiten. Den kritischen Punkt sieht Forrester bei vier bis fünf eingesetzten Collaboration-Lösungen. Wollen Unternehmen die Produkteinführungszeit verkürzen, bedarf es laut Forrester mindestens sechs solcher Werkzeuge.

An der Ende 2010 durchgeführten Erhebung „The State Of Collaboration Software Implementations 2011“ beteiligten sich 2.430 IT-Verantwortliche und Manager kleiner und mittlerer Betriebe. Die Probanden kamen dabei aus Nordamerika, Frankreich, Deutschland und dem Vereinigten Königreich.